Setarakan tawaran dan selesaikan pembelian pekerjaan

Tulis lingkup untuk setiap paket keahlian, menyebutkan apa yang termasuk dan apa yang secara eksplisit dikecualikan, dan undang penawar berdasarkan itu. Jawab pertanyaan di satu tempat, sehingga setiap penawar mendapat jawaban yang sama pada waktu yang sama.

Mengapa: Penawar yang dibiarkan menyimpulkan lingkup dari set gambar akan menyimpulkannya masing-masing sedikit berbeda, dan perbedaannya tidak muncul sampai penyetaraan, saat sudah tidak ada waktu lagi untuk menyelesaikannya. Lingkup tertulis adalah yang membuat tawaran bisa dibandingkan belakangan, dan itu memakan waktu satu jam sekarang, bukan order perubahan pada musim gugur.

Impor setiap tawaran dari spreadsheet tempatnya tiba, dan lampirkan surat kualifikasi kepadanya, sehingga pengecualian bergerak bersama angkanya, bukan tertinggal di kotak masuk seseorang.

Mengapa: Meminta penawar mengubah cara mereka mengirim akan mematikan proses justru pada hari yang paling penting. Menemui mereka di tempat mereka berada tidak memakan biaya apa pun pada hari penawaran, dan tetap mengumpulkan angka-angka di satu tempat, yang merupakan satu-satunya bagian yang benar-benar sulit.

Susun tawaran berdampingan terhadap lingkup yang diundang, tandai apa yang dikecualikan masing-masing, dan hargai setiap celah, sehingga perbandingannya adalah antara lingkup yang lengkap, bukan antara angka-angka judul.

Mengapa: Tawaran terendah sering kali adalah yang paling banyak mengecualikan, dan itu bukan ketidakjujuran, melainkan dua pembacaan berbeda atas gambar yang sama. Menghargai celah mengubah tiga angka yang tidak bisa dibandingkan menjadi sebuah keputusan, dan itulah langkah yang paling buruk ditangani spreadsheet, karena pengecualian hidup di dalam surat, sedangkan angka hidup di dalam sel.

Susun rekomendasi dari perbandingan yang sudah disetarakan, menyebutkan total yang disesuaikan untuk setiap penawar dan alasan mengapa yang terpilih dipilih, beserta pemeriksaan kapasitas dan jaminan di tempat paket itu membenarkannya.

Mengapa: Pada pekerjaan publik dan institusional, alasannya dibaca oleh seseorang yang tidak berada di ruangan itu, kadang beberapa bulan kemudian. Menuliskannya selagi perbandingan ada di depan Anda memakan waktu beberapa menit; merekonstruksinya dari ingatan setelah sanggahan memakan waktu berhari-hari dan tidak meyakinkan siapa pun.

Ubah tawaran terpilih menjadi komitmen, dengan membawa lingkup yang sudah disetarakan dan celah yang sudah dihargai ke dalam subkontrak, dan bandingkan nilai yang terikat dengan pos estimasi asalnya.

Mengapa: Lingkup yang sudah disetarakan adalah lingkup yang siap dibeli, dan subkontrak yang diketik ulang dari surat penawaran secara diam-diam kehilangan pengecualian yang baru saja dibuat terlihat oleh penyetaraan. Membandingkan komitmen dengan estimasi juga menunjukkan hasil pembelian per paket kepada Anda selagi masih bisa bertindak berdasarkannya, bukan di akhir pekerjaan, saat itu sudah menjadi sejarah belaka.