Nivellér budene og kjøp inn jobben

Skriv et omfang for hver fagpakke, med angivelse av hva som er inkludert og hva som er uttrykkelig utelukket, og inviter tilbydere ut fra det. Svar på spørsmål på ett sted, slik at alle tilbydere får samme svar til samme tid.

Hvorfor: Tilbydere som overlates til å utlede omfanget fra et tegningssett, vil hver utlede det litt forskjellig, og forskjellene kommer ikke frem før nivelleringen, når det ikke er tid igjen til å løse dem. Et skriftlig omfang er det som gjør anbud sammenlignbare senere, og det koster en time nå i stedet for en endringsordre til høsten.

Importer hvert anbud fra regnearket det kom inn i, og legg ved forbeholdsbrevet, slik at utelukkelser følger med tallet i stedet for å ligge i noens innboks.

Hvorfor: Å be tilbydere endre måten de sender inn på, dreper prosessen akkurat den dagen den betyr mest. Å møte dem der de er, koster ingenting på anbudsdagen og samler likevel tallene på ett sted, som var den eneste virkelig vanskelige delen.

Legg anbudene side om side mot det inviterte omfanget, merk hva hvert av dem utelot, og prissett hvert hull, slik at sammenligningen er mellom fullstendige omfang i stedet for overskriftstall.

Hvorfor: Det laveste anbudet er ofte det som utelot mest, og det er ikke uærlighet, det er to lesninger av de samme tegningene. Å prissette hullene gjør tre usammenlignbare tall til en beslutning, og det er trinnet et regneark takler dårligst, fordi utelukkelsene lever i et brev, og tallene lever i celler.

Bygg anbefalingen ut fra den nivellerte sammenligningen, med angivelse av det justerte totalbeløpet for hver tilbyder og grunnen til at den valgte ble valgt, sammen med kapasitets- og kausjonskontroll der pakken tilsier det.

Hvorfor: På offentlige og institusjonelle oppdrag blir begrunnelsen lest av noen som ikke var i rommet, noen ganger måneder senere. Å skrive den ned mens sammenligningen ligger foran deg, tar minutter; å gjenskape den fra hukommelsen etter en klage tar dager og overbeviser ingen.

Gjør det valgte anbudet om til en forpliktelse, ved å føre det nivellerte omfanget og de prissatte hullene over i underentreprisen, og sammenlign den forpliktede verdien med kalkulasjonslinjen den kom fra.

Hvorfor: Et omfang som er nivellert, er et omfang som er klart for innkjøp, og en underentreprise skrevet inn på nytt fra anbudsbrevet mister stille de utelukkelsene nivelleringen nettopp gjorde synlige. Å sammenligne forpliktelsen med kalkylen viser deg også innkjøpsresultatet per pakke mens du fortsatt kan handle på det, i stedet for ved slutten av prosjektet, når det bare er historie.