Ligestil budene og indkøb opgaven

Skriv et omfang for hver fagpakke, med angivelse af, hvad der er inkluderet, og hvad der udtrykkeligt er udelukket, og indbyd tilbudsgivere ud fra det. Besvar spørgsmål ét sted, så alle tilbudsgivere får det samme svar på samme tid.

Hvorfor: Tilbudsgivere, der overlades til selv at udlede omfanget af et tegningssæt, vil hver udlede det en smule forskelligt, og forskellene kommer ikke frem før ligestillingen, hvor der ikke er tid tilbage til at løse dem. Et skriftligt omfang er det, der gør tilbud sammenlignelige senere, og det koster en time nu i stedet for en ændringsordre til efteråret.

Importér hvert tilbud fra det regneark, det ankom i, og vedhæft forbeholdsbrevet til det, så udelukkelser følger med tallet i stedet for at ligge i en indbakke.

Hvorfor: At bede tilbudsgivere om at ændre, hvordan de indsender, dræber processen netop den dag, det betyder mest. At møde dem der, hvor de er, koster intet på tilbudsdagen og får stadig tallene samlet ét sted, hvilket var den eneste virkeligt svære del.

Læg tilbud side om side op mod det inviterede omfang, markér hvad hvert af dem har udelukket, og prissæt hvert hul, så sammenligningen er mellem komplette omfang i stedet for overskriftstal.

Hvorfor: Det laveste tilbud er ofte det, der har udeladt mest, og det er ikke uærlighed, det er to læsninger af de samme tegninger. At prissætte hullerne gør tre usammenlignelige tal til en beslutning, og det er det trin, et regneark håndterer dårligst, fordi udelukkelserne lever i et brev, og tallene lever i celler.

Byg anbefalingen ud fra den ligestillede sammenligning, med angivelse af det justerede totalbeløb for hver tilbudsgiver og begrundelsen for, hvorfor den valgte blev valgt, sammen med kapacitets- og kautionskontrol, hvor pakken berettiger det.

Hvorfor: På offentlige og institutionelle opgaver bliver begrundelsen læst af nogen, der ikke var i lokalet, nogle gange måneder senere. At skrive den ned, mens sammenligningen ligger foran dig, tager minutter; at genskabe den fra hukommelsen efter en klage tager dage og overbeviser ingen.

Gør det valgte tilbud til en forpligtelse, ved at føre det ligestillede omfang og de prissatte huller over i underentreprisen, og sammenlign den forpligtede værdi med den kalkulationslinje, den kom fra.

Hvorfor: Et omfang, der er blevet ligestillet, er et omfang, der er klar til at blive indkøbt, og en underentreprise genindtastet fra tilbudsbrevet mister i stilhed de udelukkelser, ligestillingen netop gjorde synlige. At sammenligne forpligtelsen med kalkulationen viser dig også indkøbsresultatet pr. pakke, mens du stadig kan handle på det, i stedet for ved slutningen af projektet, hvor det bare er historie.