Cân bằng hồ sơ dự thầu và hoàn tất mua sắm công trình

Viết một phạm vi cho mỗi gói công việc theo nghề, nêu rõ những gì được bao gồm và những gì bị loại trừ rõ ràng, rồi mời các nhà thầu dựa trên đó. Trả lời các câu hỏi tại một nơi duy nhất, để mỗi nhà thầu nhận cùng một câu trả lời cùng một lúc.

Tại sao: Các nhà thầu bị bỏ mặc để tự suy ra phạm vi từ một bộ bản vẽ sẽ mỗi người suy ra hơi khác nhau, và những khác biệt đó không lộ ra cho tới khi cân bằng, khi không còn thời gian để giải quyết. Một phạm vi bằng văn bản là điều làm cho các hồ sơ dự thầu có thể so sánh được sau này, và nó tốn một giờ ngay bây giờ thay vì một lệnh thay đổi vào mùa thu.

Nhập từng hồ sơ dự thầu từ bảng tính mà nó đến, và đính kèm thư bảo lưu điều kiện vào đó, để các phần loại trừ đi cùng với con số thay vì nằm lại trong hộp thư của ai đó.

Tại sao: Yêu cầu nhà thầu thay đổi cách họ nộp hồ sơ giết chết quy trình đúng vào ngày quan trọng nhất. Gặp họ ở nơi họ đang có không tốn gì vào ngày mở thầu, mà vẫn gom được các con số về một nơi, đó là phần thực sự khó khăn duy nhất.

Đặt các hồ sơ dự thầu cạnh nhau đối chiếu với phạm vi đã mời, đánh dấu những gì mỗi hồ sơ loại trừ, và định giá từng khoảng thiếu, để việc so sánh diễn ra giữa các phạm vi đầy đủ thay vì giữa các con số tiêu đề.

Tại sao: Hồ sơ dự thầu thấp nhất thường là hồ sơ loại trừ nhiều nhất, và đó không phải là gian dối, mà là hai cách đọc khác nhau về cùng một bản vẽ. Định giá các khoảng thiếu biến ba con số không thể so sánh thành một quyết định, và đó là bước mà một bảng tính xử lý tệ nhất, vì các phần loại trừ sống trong một lá thư, còn các con số sống trong các ô tính.

Lập khuyến nghị từ bản so sánh đã cân bằng, nêu rõ tổng số đã điều chỉnh cho mỗi nhà thầu và lý do vì sao bên được chọn được chọn, cùng với các bước kiểm tra năng lực và bảo lãnh ở nơi gói công việc đòi hỏi.

Tại sao: Với công trình công và công trình của tổ chức, phần lý do được đọc bởi một người không có mặt trong phòng, đôi khi vài tháng sau. Viết nó ra khi bản so sánh đang ở trước mặt bạn chỉ mất vài phút; dựng lại nó từ trí nhớ sau một khiếu kiện mất nhiều ngày và không thuyết phục được ai.

Chuyển hồ sơ dự thầu được chọn thành một cam kết, bằng cách đưa phạm vi đã cân bằng và các khoảng thiếu đã định giá vào hợp đồng thầu phụ, và so sánh giá trị đã cam kết với hạng mục dự toán mà nó bắt nguồn.

Tại sao: Một phạm vi đã được cân bằng là một phạm vi đã sẵn sàng để mua sắm, và một hợp đồng thầu phụ được nhập lại từ thư dự thầu sẽ âm thầm đánh mất những phần loại trừ mà việc cân bằng vừa làm cho rõ ràng. So sánh cam kết với dự toán cũng cho bạn thấy kết quả mua sắm theo từng gói trong khi bạn vẫn còn có thể hành động dựa trên đó, thay vì ở cuối công trình, khi nó chỉ còn là lịch sử.