বিড লেভেল করুন এবং জব বাই আউট করুন

প্রতিটি ট্রেড প্যাকেজের জন্য একটি স্কোপ লিখুন, স্পষ্টভাবে কী অন্তর্ভুক্ত ও কী বাদ দেওয়া হয়েছে তা বলে, তারপর তার ভিত্তিতে বিডারদের আমন্ত্রণ জানান। প্রশ্নের উত্তর একটি জায়গায় দিন, যাতে প্রতিটি বিডার একই সময়ে একই উত্তর পায়।

কেন: একটি ড্রয়িং সেট থেকে স্কোপ অনুমান করতে ছেড়ে দেওয়া বিডাররা প্রত্যেকে সামান্য ভিন্ন কিছু অনুমান করে, আর সেই পার্থক্যগুলো লেভেলিং না হওয়া পর্যন্ত প্রকাশ পায় না, তখন সেগুলো সমাধানের সময় থাকে না। একটি লিখিত স্কোপই পরে বিডগুলোকে তুলনাযোগ্য করে, আর এটি এখন এক ঘণ্টা খরচ করে, শরৎকালে একটি চেঞ্জ অর্ডারের বদলে।

প্রতিটি বিড যে স্প্রেডশিটে এসেছে তা থেকে প্রবেশ করান, এবং কোয়ালিফিকেশন লেটার এর সাথে সংযুক্ত করুন, যাতে কারো ইনবক্সে থাকার বদলে বাদগুলো সংখ্যার সাথে যায়।

কেন: বিডারদের তারা যেভাবে জমা দেয় তা পরিবর্তন করতে বলা ঠিক সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিনে প্রক্রিয়াটি হত্যা করে। তারা যেখানে আছে সেখানে তাদের সাথে দেখা করা বিড দিনে কিছুই খরচ করে না, অথচ সংখ্যাগুলো একটি জায়গায় জড়ো করা এখনও একমাত্র সত্যিই কঠিন অংশ।

আমন্ত্রিত স্কোপের বিপরীতে বিডগুলোকে পাশাপাশি রাখুন, প্রতিটি বিড কী বাদ দেয় তা চিহ্নিত করুন, এবং প্রতিটি গ্যাপ মূল্য নির্ধারণ করুন, যাতে তুলনাটি হেডলাইন সংখ্যার বদলে সম্পূর্ণ স্কোপের মধ্যে হয়।

কেন: সবচেয়ে কম বিডটি প্রায়ই সবচেয়ে বেশি বাদ দেওয়া বিড, আর এটি প্রতারণা নয়, এটি একই ড্রয়িং এর দুটি ভিন্ন পাঠ। গ্যাপ মূল্য নির্ধারণ তিনটি অতুলনীয় সংখ্যাকে একটি সিদ্ধান্তে পরিণত করে, আর এটাই সেই ধাপ যা একটি স্প্রেডশিট সবচেয়ে খারাপভাবে সামলায়, কারণ বাদগুলো একটি চিঠিতে থাকে আর সংখ্যাগুলো সেলে থাকে।

লেভেল করা তুলনা থেকে সুপারিশটি লিখুন, প্রতিটি বিডারের জন্য অ্যাডজাস্টেড টোটাল এবং কেন নির্বাচিত ব্যক্তি নির্বাচিত হয়েছে তা বলে, প্যাকেজ যেখানে দাবি করে সেখানে কোয়ালিফিকেশন ও বন্ডিং চেক সহ।

কেন: পাবলিক ও ইনস্টিটিউশনাল কাজে, রুমে না থাকা কেউ কারণটি পড়ে, কখনো কখনো মাস পরে। তুলনাটি আপনার সামনে থাকা অবস্থায় এটি লিখতে মিনিট লাগে; একটি প্রতিবাদের পর স্মৃতি থেকে এটি পুনর্নির্মাণ করতে দিন লাগে এবং কাউকে বোঝায় না।

নির্বাচিত বিডকে একটি কমিটমেন্টে পরিণত করুন, লেভেল করা স্কোপ ও মূল্য নির্ধারিত গ্যাপগুলো সাবকন্ট্র্যাক্টে নিয়ে গিয়ে, এবং এটি যে এস্টিমেট লাইন থেকে এসেছে তার বিপরীতে কমিটেড ভ্যালু তুলনা করুন।

কেন: একটি লেভেল করা স্কোপ ক্রয়ের জন্য প্রস্তুত একটি স্কোপ, আর বিড লেটার থেকে পুনরায় প্রবেশ করানো একটি সাবকন্ট্র্যাক্ট নীরবে সেই বাদগুলো হারায় যা লেভেলিং সবেমাত্র স্পষ্ট করেছে। কমিটমেন্টকে এস্টিমেটের বিপরীতে তুলনা করা আপনাকে প্রতিটি প্যাকেজের ক্রয় ফলাফলও দেখায় যখন আপনি এখনো এর ভিত্তিতে কাজ করতে পারেন, জবের শেষে নয়, যখন এটি শুধু ইতিহাস।