פלסו את ההצעות והשלימו את רכש הפרויקט

כתבו היקף לכל חבילת מקצוע, בציון מפורש מה כלול ומה מוחרג, ואז הזמינו קבלנים על בסיסו. ענו על שאלות במקום אחד, כך שכל קבלן יקבל את אותה תשובה באותו זמן.

למה: קבלנים שמשאירים אותם להסיק את ההיקף מסט שרטוטים כל אחד מסיק משהו קצת שונה, וההבדלים האלה לא מתגלים עד הפילוס, אז כבר אין זמן לפתור אותם. היקף כתוב הוא מה שהופך הצעות להשוואה אפשרית מאוחר יותר, והוא עולה שעה עכשיו במקום הזמנת שינוי בסתיו.

הזינו כל הצעה מגיליון האקסל שבו היא הגיעה, וצרפו אליה את מכתב ההסתייגויות, כך שההחרגות ילכו יחד עם המספר במקום להישאר בתיבת הדואר של מישהו.

למה: לדרוש מקבלנים לשנות את אופן ההגשה שלהם הורג את התהליך ביום הכי חשוב. לפגוש אותם היכן שהם נמצאים לא עולה כלום ביום פתיחת ההצעות, בעוד ריכוז המספרים במקום אחד נשאר החלק הקשה באמת.

שימו את ההצעות זו לצד זו מול ההיקף שאליו הוזמנו, סמנו מה כל הצעה מחריגה, ותמחרו כל פער, כך שההשוואה תהיה בין היקפים מלאים במקום מספרי כותרת.

למה: ההצעה הנמוכה ביותר היא לעיתים קרובות המחריגה ביותר, וזו לא תרמית, אלה שתי קריאות שונות של אותו שרטוט. תמחור הפערים הופך שלושה מספרים בלתי ניתנים להשוואה להחלטה, וזה השלב שגיליון אקסל מתמודד איתו הכי גרוע, כי ההחרגות חיות במכתב בעוד המספרים חיים בתאים.

כתבו את ההמלצה מתוך ההשוואה המפולסת, בציון הסכום המותאם לכל קבלן ומדוע הנבחר נבחר, יחד עם בדיקות הסמכה וערבות במקום שהחבילה דורשת.

למה: בעבודות ציבוריות ומוסדיות, את הנימוק קורא מישהו שלא היה בחדר, לעיתים חודשים אחר כך. כתיבתו כשההשוואה מולכם לוקחת דקות; בנייתו מחדש מהזיכרון אחרי מחלוקת לוקחת ימים ולא משכנעת אף אחד.

הפכו את ההצעה הנבחרת למחויבות, על ידי העברת ההיקף המפולס והפערים המתומחרים לקבלנות המשנה, והשוואת הערך המחויב מול שורת האמדן שממנה הוא נבע.

למה: היקף מפולס הוא היקף מוכן לרכש, וקבלנות משנה שמוזנת מחדש ממכתב ההצעה מאבדת בשקט את ההחרגות שהפילוס בדיוק חשף. השוואת המחויבות מול האמדן גם מראה לכם את תוצאת הרכש לכל חבילה בעוד שאתם עדיין יכולים לפעול על פיה, לא בסוף העבודה, כשזה כבר רק היסטוריה.