Livellare le offerte e acquistare la commessa

Scrivi l'ambito di ogni pacchetto di mestiere, elencando cosa è incluso e cosa è espressamente escluso, e invita gli offerenti su di esso. Rispondi alle domande in un unico posto così che ogni offerente riceva la stessa risposta nello stesso momento.

Perché: Gli offerenti lasciati a dedurre l'ambito da un set di disegni ne dedurranno ciascuno uno leggermente diverso, e le differenze non emergono finché non si arriva al livellamento, quando non c'è più tempo per risolverle. Un ambito scritto è ciò che rende le offerte confrontabili più tardi, e costa un'ora adesso invece di una variante in autunno.

Importa ogni offerta dal foglio di calcolo in cui è arrivata e allega la lettera di riserve, così che le esclusioni viaggino insieme al numero invece di restare nella casella di posta di qualcuno.

Perché: Chiedere agli offerenti di cambiare il modo in cui presentano è il modo in cui un processo muore proprio nel giorno in cui conta di più. Incontrarli dove sono non costa nulla il giorno dell'offerta e comunque porta i numeri in un unico posto, che era l'unica parte davvero difficile.

Metti le offerte affiancate contro l'ambito invitato, segna cosa ciascuna ha escluso, e porta un prezzo per ogni scostamento così che il confronto sia tra ambiti completi invece che tra numeri di facciata.

Perché: L'offerta più bassa è spesso quella che ha lasciato fuori di più, e non è disonestà, sono due letture degli stessi disegni. Valorizzare gli scostamenti trasforma tre numeri non confrontabili in una decisione, ed è il passo che un foglio di calcolo gestisce peggio, perché le esclusioni vivono in una lettera e i numeri in celle.

Produci la raccomandazione dal confronto livellato, indicando il totale rettificato di ciascun offerente e il motivo per cui è stato scelto quello selezionato, insieme alle verifiche di capacità e fideiussione dove il pacchetto lo giustifica.

Perché: Sui lavori pubblici e istituzionali il ragionamento viene letto da qualcuno che non era nella stanza, a volte mesi dopo. Scriverlo mentre il confronto è davanti a te richiede minuti; ricostruirlo a memoria dopo un ricorso richiede giorni e non convince nessuno.

Trasforma l'offerta selezionata in un impegno, portando l'ambito livellato e gli scostamenti valorizzati nel subappalto, e confronta il valore impegnato con la voce di preventivo da cui proviene.

Perché: L'ambito che è stato livellato è l'ambito che deve essere acquistato, e un subappalto ridigitato dalla lettera d'offerta fa scomparire in silenzio le esclusioni che il livellamento aveva appena reso visibili. Confrontare l'impegno con il preventivo ti dice anche il risultato di acquisto per pacchetto finché puoi ancora agire su di esso, invece che alla fine della commessa, quando è ormai solo storia.