پیشنهادها را سطح‌بندی کنید و خرید پروژه را تمام کنید

برای هر بسته تخصصی یک دامنه بنویسید، به‌طور صریح بیان کنید چه چیزی شامل و چه چیزی مستثنی است، سپس بر اساس آن پیمانکاران را دعوت کنید. سؤال‌ها را در یک مکان پاسخ دهید، تا هر پیمانکار همان پاسخ را همزمان دریافت کند.

چرا: پیمانکارانی که رها می‌شوند تا دامنه را از یک مجموعه نقشه استنتاج کنند هر کدام چیز کمی متفاوت استنتاج می‌کنند، و آن تفاوت‌ها تا سطح‌بندی آشکار نمی‌شوند، زمانی که دیگر وقتی برای حل آن‌ها نمانده. دامنه مکتوب همان چیزی است که پیشنهادها را بعداً قابل‌مقایسه می‌کند، و یک ساعت هزینه می‌کند حالا به‌جای یک دستور تغییر در پاییز.

هر پیشنهاد را از صفحه‌گسترده‌ای که با آن رسیده وارد کنید، و نامه تحفظات را به آن پیوست کنید، تا استثناها همراه با عدد بروند نه اینکه در صندوق‌ورودی کسی بمانند.

چرا: خواستن از پیمانکاران که روش ارسال خود را تغییر دهند دقیقاً در مهم‌ترین روز فرآیند را می‌کشد. ملاقات با آن‌ها همان‌جا که هستند در روز باز شدن مناقصه هیچ هزینه‌ای ندارد، درحالی‌که جمع‌آوری اعداد در یک مکان همچنان تنها بخش واقعاً سخت است.

پیشنهادها را کنار هم در برابر دامنه‌ای که به آن دعوت شده‌اند قرار دهید، آنچه هر پیشنهاد مستثنی می‌کند را علامت بزنید، و هر خلأ را قیمت‌گذاری کنید، تا مقایسه بین دامنه‌های کامل باشد نه اعداد سرصفحه.

چرا: پایین‌ترین پیشنهاد اغلب مستثنی‌کننده‌ترین است، و این تقلب نیست، دو خوانش متفاوت از همان نقشه است. قیمت‌گذاری خلأها سه عدد غیرقابل‌مقایسه را به یک تصمیم تبدیل می‌کند، و این گامی است که یک صفحه‌گسترده بدترین برخورد را با آن دارد، چون استثناها در یک نامه زندگی می‌کنند درحالی‌که اعداد در سلول‌ها زندگی می‌کنند.

توصیه را از مقایسه سطح‌بندی‌شده بنویسید، جمع تعدیل‌شده هر پیمانکار و دلیل انتخاب پیمانکار انتخاب‌شده را بیان کنید، همراه با بررسی‌های صلاحیت و ضمانت‌نامه جایی که بسته آن را می‌خواهد.

چرا: در کارهای عمومی و نهادی، دلیل را کسی می‌خواند که در اتاق نبوده، گاهی ماه‌ها بعد. نوشتن آن وقتی مقایسه جلوی شماست چند دقیقه طول می‌کشد؛ بازسازی آن از حافظه پس از یک اعتراض روزها طول می‌کشد و کسی را متقاعد نمی‌کند.

پیشنهاد انتخاب‌شده را به یک تعهد تبدیل کنید، با انتقال دامنه سطح‌بندی‌شده و خلأهای قیمت‌گذاری‌شده به پیمانکاری جزء، و مقایسه ارزش متعهدشده با ردیف برآوردی که از آن سرچشمه گرفته.

چرا: دامنه سطح‌بندی‌شده دامنه‌ای آماده خرید است، و پیمانکاری جزء که از نامه پیشنهاد دوباره وارد شود به‌آرامی استثناهایی را که سطح‌بندی تازه آشکار کرده از دست می‌دهد. مقایسه تعهد با برآورد همچنین نتیجه خرید هر بسته را به شما نشان می‌دهد درحالی‌که هنوز می‌توانید بر اساس آن اقدام کنید، نه در پایان پروژه، وقتی فقط تاریخ است.