Izjednačite ponude i otkupite posao

Napišite opseg za svaki paket struke, navodeći što je uključeno i što je izričito isključeno, i pozovite ponuditelje na toj osnovi. Odgovarajte na pitanja na jednom mjestu, tako da svaki ponuditelj dobije isti odgovor u isto vrijeme.

Zašto: Ponuditelji prepušteni da opseg izvode iz kompleta nacrta izvest će svaki pomalo drugačiji, a razlike ne izlaze na vidjelo do izjednačavanja, kad više nema vremena da se riješe. Pisani opseg ono je što kasnije čini ponude usporedivima, i stoji sat vremena sada umjesto naloga za izmjenu na jesen.

Uvezite svaku ponudu iz tablice u kojoj je stigla i priložite joj pismo s ogradama, tako da isključenja putuju zajedno s brojkom umjesto da ostaju u nečijem sandučiću.

Zašto: Tražiti od ponuditelja da promijene način podnošenja znači ubiti proces baš na dan kad je najvažniji. Susresti ih tamo gdje jesu ne stoji ništa na dan otvaranja ponuda, a ipak spaja brojke na jedno mjesto, što je bio jedini doista težak dio.

Postavite ponude jednu do druge naspram pozvanog opsega, označite što je svaka isključila, i unesite cijenu za svaku prazninu, tako da usporedba bude između potpunih opsega, a ne između naslovnih brojki.

Zašto: Najniža ponuda često je ona koja je najviše izostavila, a to nije nepoštenje, nego dva čitanja istih nacrta. Vrednovanje praznina pretvara tri neusporedive brojke u odluku, i to je korak s kojim se tablica najlošije nosi, jer isključenja žive u pismu, a brojke u ćelijama.

Izradite preporuku iz izjednačene usporedbe, navodeći prilagođeni zbroj za svakog ponuditelja i razlog zašto je odabrani odabran, zajedno s provjerama kapaciteta i jamstva tamo gdje to paket opravdava.

Zašto: Kod javnih i institucionalnih poslova obrazloženje čita netko tko nije bio u prostoriji, ponekad mjesecima kasnije. Zapisati ga dok je usporedba pred vama traje minute; rekonstruirati ga iz sjećanja nakon žalbe traje danima i nikoga ne uvjerava.

Pretvorite odabranu ponudu u obvezu, prenoseći izjednačeni opseg i vrednovane praznine u podugovor, i usporedite obvezanu vrijednost sa stavkom kalkulacije iz koje potječe.

Zašto: Opseg koji je izjednačen opseg je koji treba otkupiti, a podugovor ponovno upisan iz ponudbenog pisma tiho gubi isključenja koja je izjednačavanje upravo učinilo vidljivima. Usporedba obveze s kalkulacijom pokazuje vam i rezultat otkupa po paketu dok na njega još možete djelovati, umjesto na kraju posla, kad je to već samo povijest.