Εξισώστε τις προσφορές και ολοκληρώστε την προμήθεια του έργου

Γράψτε ένα αντικείμενο εργασιών για κάθε πακέτο ειδικότητας, δηλώνοντας ρητά τι περιλαμβάνεται και τι αποκλείεται, στη συνέχεια καλέστε εργολάβους με βάση αυτό. Απαντήστε στις ερωτήσεις σε ένα μέρος, ώστε κάθε εργολάβος να λάβει την ίδια απάντηση την ίδια στιγμή.

Γιατί: Οι εργολάβοι που αφήνονται να συμπεράνουν το αντικείμενο εργασιών από μια σειρά σχεδίων συμπεραίνουν ο καθένας κάτι ελαφρώς διαφορετικό, και αυτές οι διαφορές δεν εμφανίζονται μέχρι την εξίσωση, όταν δεν υπάρχει πια χρόνος να επιλυθούν. Ένα γραπτό αντικείμενο εργασιών είναι αυτό που κάνει τις προσφορές συγκρίσιμες αργότερα, και κοστίζει μία ώρα τώρα αντί για μια εντολή τροποποίησης το φθινόπωρο.

Καταχωρίστε κάθε προσφορά από το υπολογιστικό φύλλο στο οποίο έφτασε, και επισυνάψτε την επιστολή επιφυλάξεων σε αυτήν, ώστε οι εξαιρέσεις να συνοδεύουν τον αριθμό αντί να μένουν στα εισερχόμενα κάποιου.

Γιατί: Το να απαιτείτε από τους εργολάβους να αλλάξουν τον τρόπο υποβολής σκοτώνει τη διαδικασία ακριβώς την πιο σημαντική ημέρα. Το να τους συναντήσετε εκεί που βρίσκονται δεν κοστίζει τίποτα την ημέρα υποβολής προσφορών, ενώ η συγκέντρωση των αριθμών σε ένα μέρος παραμένει το μόνο πραγματικά δύσκολο μέρος.

Τοποθετήστε τις προσφορές δίπλα δίπλα έναντι του αντικειμένου εργασιών στο οποίο κλήθηκαν, σημειώστε τι εξαιρεί η καθεμία, και τιμολογήστε κάθε κενό, ώστε η σύγκριση να γίνεται μεταξύ πλήρων αντικειμένων εργασιών αντί για κύριους αριθμούς.

Γιατί: Η χαμηλότερη προσφορά είναι συχνά η πιο εξαιρετική, και αυτό δεν είναι απάτη, είναι δύο διαφορετικές αναγνώσεις του ίδιου σχεδίου. Η τιμολόγηση των κενών μετατρέπει τρεις ασύγκριτους αριθμούς σε απόφαση, και αυτό είναι το βήμα που ένα υπολογιστικό φύλλο χειρίζεται χειρότερα, επειδή οι εξαιρέσεις ζουν σε μια επιστολή ενώ οι αριθμοί ζουν σε κελιά.

Γράψτε τη σύσταση από την εξισωμένη σύγκριση, δηλώνοντας το προσαρμοσμένο σύνολο για κάθε εργολάβο και γιατί επιλέχθηκε ο επιλεγμένος, μαζί με ελέγχους πιστοποίησης και εγγύησης όπου το απαιτεί το πακέτο.

Γιατί: Σε δημόσια και θεσμικά έργα, την αιτιολόγηση τη διαβάζει κάποιος που δεν ήταν στο δωμάτιο, μερικές φορές μήνες αργότερα. Το να τη γράψετε ενώ η σύγκριση είναι μπροστά σας παίρνει λεπτά· το να την ανασυνθέσετε από τη μνήμη μετά από μια διαφωνία παίρνει ημέρες και δεν πείθει κανέναν.

Μετατρέψτε την επιλεγμένη προσφορά σε δέσμευση, μεταφέροντας το εξισωμένο αντικείμενο εργασιών και τα τιμολογημένα κενά στην υπεργολαβία, και συγκρίνετε τη δεσμευμένη αξία με τη γραμμή εκτίμησης από την οποία προήλθε.

Γιατί: Ένα εξισωμένο αντικείμενο εργασιών είναι έτοιμο για προμήθεια, και μια υπεργολαβία που επανακαταχωρίζεται από την επιστολή προσφοράς χάνει σιωπηλά τις εξαιρέσεις που μόλις κατέστησε σαφείς η εξίσωση. Η σύγκριση της δέσμευσης με την εκτίμηση σας δείχνει επίσης το αποτέλεσμα προμήθειας ανά πακέτο ενώ μπορείτε ακόμη να ενεργήσετε βάσει αυτού, όχι στο τέλος του έργου, όταν είναι απλώς ιστορία.