Jämställ anbuden och gör hemtagningen

Skriv en omfattning för varje yrkespaket, med uppgift om vad som ingår och vad som uttryckligen är uteslutet, och bjud in anbudsgivare utifrån den. Besvara frågor på ett ställe, så att alla anbudsgivare får samma svar samtidigt.

Varför: Anbudsgivare som lämnas att härleda omfattningen från en ritningsuppsättning kommer var och en att härleda den lite olika, och skillnaderna kommer inte fram förrän vid jämställningen, när det inte finns tid kvar att lösa dem. En skriftlig omfattning är det som gör anbud jämförbara senare, och den kostar en timme nu istället för en ändringsorder till hösten.

Importera varje anbud från kalkylbladet det kom in i, och bifoga reservationsbrevet till det, så att uteslutningar följer med siffran istället för att ligga i någons inkorg.

Varför: Att be anbudsgivare ändra hur de lämnar in dödar processen just den dag den betyder mest. Att möta dem där de är kostar ingenting på anbudsdagen, och samlar ändå siffrorna på ett ställe, vilket var den enda genuint svåra delen.

Lägg anbuden sida vid sida mot den inbjudna omfattningen, markera vad vart och ett uteslöt, och prissätt varje lucka, så att jämförelsen blir mellan kompletta omfattningar istället för mellan rubriksiffror.

Varför: Det lägsta anbudet är ofta det som uteslutit mest, och det är inte ohederlighet, det är två tolkningar av samma ritningar. Att prissätta luckorna gör tre ojämförbara siffror till ett beslut, och det är steget ett kalkylblad hanterar sämst, eftersom uteslutningarna lever i ett brev och siffrorna lever i celler.

Bygg rekommendationen utifrån den jämställda jämförelsen, med uppgift om den justerade totalsumman för varje anbudsgivare och skälet till varför den valda valdes, tillsammans med kontroller av kapacitet och borgen där paketet motiverar det.

Varför: Vid offentliga och institutionella uppdrag läses motiveringen av någon som inte var i rummet, ibland månader senare. Att skriva ner den medan jämförelsen ligger framför dig tar minuter; att återskapa den ur minnet efter ett överklagande tar dagar och övertygar ingen.

Gör det valda anbudet till ett åtagande, genom att föra över den jämställda omfattningen och de prissatta luckorna till underentreprenaden, och jämför det bundna värdet med den kalkylrad det kom från.

Varför: En omfattning som har jämställts är en omfattning redo för hemtagning, och en underentreprenad omskriven från anbudsbrevet tappar tyst de uteslutningar jämställningen just gjorde synliga. Att jämföra åtagandet med kalkylen visar dig också hemtagningsresultatet per paket medan du fortfarande kan agera på det, istället för vid projektets slut, när det bara är historia.