Angebote angleichen und den Auftrag einkaufen

Schreiben Sie den Leistungsumfang für jedes Gewerkepaket, listen Sie auf, was enthalten und was ausdrücklich ausgeschlossen ist, und laden Sie die Bieter dagegen ein. Beantworten Sie Fragen an einer Stelle, sodass jeder Bieter dieselbe Antwort zur selben Zeit erhält.

Warum: Bieter, die den Umfang aus einem Plansatz erschließen müssen, werden jeweils einen leicht anderen erschließen, und die Unterschiede zeigen sich erst beim Angleichen, wenn keine Zeit mehr bleibt, sie zu klären. Ein schriftlicher Umfang ist das, was die Angebote später vergleichbar macht, und er kostet jetzt eine Stunde statt im Herbst einen Nachtrag.

Importieren Sie jedes Angebot aus der Tabelle, in der es ankam, und hängen Sie das Vorbehaltsschreiben daran, sodass die Ausschlüsse mit der Zahl mitreisen, statt in jemandes Posteingang zu liegen.

Warum: Bieter zu bitten, ihre Einreichung zu ändern, bringt einen Prozess genau an dem Tag zum Erliegen, an dem es darauf ankommt. Sie dort abzuholen, wo sie stehen, kostet am Angebotstag nichts und bringt die Zahlen trotzdem an einen Ort, was der einzige Teil war, der je schwer war.

Stellen Sie die Angebote nebeneinander gegen den eingeladenen Umfang, markieren Sie, was jedes ausgeschlossen hat, und tragen Sie für jede Lücke einen Preis ein, sodass der Vergleich zwischen vollständigen Leistungsumfängen erfolgt, nicht zwischen Kopfzahlen.

Warum: Das niedrigste Angebot ist häufig das, das am meisten ausgelassen hat, und das ist keine Unredlichkeit, sondern zwei Lesarten derselben Pläne. Die Lücken zu bepreisen macht aus drei unvergleichbaren Zahlen eine Entscheidung, und es ist der Schritt, den eine Tabelle am schlechtesten beherrscht, weil die Ausschlüsse in einem Brief stehen und die Zahlen in Zellen.

Erstellen Sie die Empfehlung aus dem angeglichenen Vergleich, mit der angepassten Endsumme je Bieter und dem Grund für die Wahl, zusammen mit Prüfungen zu Kapazität und Bürgschaft, wo das Paket es verlangt.

Warum: Bei öffentlichen und institutionellen Vorhaben liest jemand die Begründung, der nicht im Raum war, manchmal Monate später. Sie aufzuschreiben, während der Vergleich vor Ihnen liegt, dauert Minuten; sie nach einem Einspruch aus der Erinnerung zu rekonstruieren, dauert Tage und überzeugt niemanden.

Verwandeln Sie das gewählte Angebot in eine Bestellung, übertragen Sie den angeglichenen Umfang und die bepreisten Lücken in den Nachunternehmervertrag, und vergleichen Sie den vereinbarten Wert mit der Kalkulationsposition, aus der er stammt.

Warum: Der angeglichene Umfang ist der Umfang, der eingekauft werden muss, und ein aus dem Angebotsschreiben neu abgetippter Nachunternehmervertrag lässt leise die Ausschlüsse fallen, die das Angleichen gerade sichtbar gemacht hat. Die Bestellung mit der Kalkulation zu vergleichen zeigt Ihnen auch das Einkaufsergebnis je Paket, solange Sie noch handeln können, statt am Ende des Auftrags, wenn es nur noch Geschichte ist.