Niveler les offres et acheter le chantier

Rédigez la consistance de chaque lot de métier, en listant ce qui est inclus et ce qui est explicitement exclu, et invitez les soumissionnaires dessus. Répondez aux questions en un seul endroit pour que chaque soumissionnaire reçoive la même réponse au même moment.

Pourquoi: Des soumissionnaires laissés à déduire la consistance d'un jeu de plans en déduiront chacun une légèrement différente, et les écarts n'apparaissent qu'au nivellement, quand il n'y a plus le temps de les résoudre. Une consistance écrite est ce qui rend les offres comparables plus tard, et elle coûte une heure maintenant plutôt qu'un avenant à l'automne.

Importez chaque offre depuis le tableur dans lequel elle est arrivée et joignez-y la lettre de réserves, de sorte que les exclusions voyagent avec le chiffre plutôt que de rester dans une boîte de réception.

Pourquoi: Demander aux soumissionnaires de changer leur façon de soumettre, c'est faire mourir un processus le jour où il compte le plus. Les rencontrer là où ils sont ne coûte rien le jour de l'offre et amène quand même les chiffres à un seul endroit, ce qui était la seule partie réellement difficile.

Mettez les offres côte à côte face à la consistance invitée, marquez ce que chacune a exclu, et portez un prix pour chaque écart afin que la comparaison se fasse entre consistances complètes plutôt qu'entre chiffres affichés.

Pourquoi: L'offre la plus basse est fréquemment celle qui a le plus omis, et ce n'est pas de la malhonnêteté, ce sont deux lectures des mêmes plans. Chiffrer les écarts transforme trois chiffres incomparables en une décision, et c'est l'étape qu'un tableur gère le plus mal, parce que les exclusions vivent dans une lettre et les chiffres dans des cellules.

Produisez la recommandation à partir de la comparaison nivelée, en indiquant le total ajusté de chaque soumissionnaire et la raison pour laquelle celui retenu a été choisi, avec les vérifications de capacité et de cautionnement là où le lot le justifie.

Pourquoi: Sur les marchés publics et institutionnels, le raisonnement est lu par quelqu'un qui n'était pas dans la pièce, parfois des mois plus tard. L'écrire pendant que la comparaison est sous vos yeux prend des minutes ; le reconstituer de mémoire après un recours prend des jours et ne convainc personne.

Transformez l'offre retenue en engagement, en portant la consistance nivelée et les écarts chiffrés dans le contrat de sous-traitance, et comparez la valeur engagée à la ligne d'estimation dont elle provient.

Pourquoi: La consistance qui a été nivelée est la consistance qui doit être achetée, et un contrat de sous-traitance retapé à partir de la lettre d'offre fait discrètement disparaître les exclusions que le nivellement venait de rendre visibles. Comparer l'engagement à l'estimation vous indique aussi le résultat d'achat par lot pendant que vous pouvez encore agir dessus, plutôt qu'à la fin du chantier, quand ce n'est plus que de l'histoire.