Sprowadź oferty do wspólnego zakresu i wykup kontrakt

Spisz zakres dla każdego pakietu branżowego, wymieniając, co jest zawarte i co jest wyraźnie wykluczone, i zaproś oferentów na tej podstawie. Odpowiadaj na pytania w jednym miejscu, tak żeby każdy oferent dostał tę samą odpowiedź w tym samym czasie.

Dlaczego: Oferenci pozostawieni sami sobie, żeby wywnioskować zakres z kompletu rysunków, wywnioskują każdy nieco inny, a różnice nie wychodzą na jaw aż do sprowadzania do wspólnego zakresu, kiedy nie ma już czasu, żeby je rozwiązać. Spisany zakres jest tym, co czyni oferty porównywalnymi później, i kosztuje godzinę teraz zamiast zlecenia zmiany jesienią.

Zaimportuj każdą ofertę z arkusza, w którym przyszła, i dołącz do niej pismo z zastrzeżeniami, tak żeby wykluczenia podróżowały razem z liczbą, a nie zostawały w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Dlaczego: Proszenie oferentów, żeby zmienili sposób składania ofert, zabija proces dokładnie w dniu, w którym najbardziej się liczy. Spotkanie ich tam, gdzie są, nic nie kosztuje w dniu otwarcia ofert i mimo to zbiera liczby w jednym miejscu, co było jedyną naprawdę trudną częścią.

Ustaw oferty obok siebie wobec zaproszonego zakresu, oznacz, co wykluczyła każda z nich, i wprowadź cenę dla każdej luki, tak żeby porównanie było między pełnymi zakresami, a nie między nagłówkowymi liczbami.

Dlaczego: Najniższa oferta jest często tą, która najwięcej pominęła, i to nie nieuczciwość, to dwa różne odczytania tych samych rysunków. Wycena luk zamienia trzy nieporównywalne liczby w decyzję, i to krok, z którym arkusz radzi sobie najgorzej, bo wykluczenia żyją w piśmie, a liczby w komórkach.

Sporządź rekomendację na podstawie porównania po sprowadzeniu do wspólnego zakresu, podając skorygowaną sumę dla każdego oferenta i powód, dla którego wybrano wybranego, razem z kontrolami zdolności i gwarancji tam, gdzie uzasadnia to pakiet.

Dlaczego: Przy pracach publicznych i instytucjonalnych uzasadnienie czyta ktoś, kogo nie było w pokoju, czasem miesiące później. Spisanie go, kiedy porównanie masz przed sobą, zajmuje minuty; odtworzenie go z pamięci po odwołaniu zajmuje dni i nikogo nie przekonuje.

Zamień wybraną ofertę w zobowiązanie, przenosząc sprowadzony do wspólnego zakresu zakres i wycenione luki do umowy podwykonawczej, i porównaj zobowiązaną wartość z pozycją kosztorysu, z której pochodzi.

Dlaczego: Zakres, który sprowadzono do wspólnej postaci, jest zakresem, który trzeba wykupić, a umowa podwykonawcza przepisana od nowa z pisma ofertowego po cichu gubi wykluczenia, które sprowadzenie do wspólnego zakresu właśnie uwidoczniło. Porównanie zobowiązania z kosztorysem mówi ci też wynik wykupu dla każdego pakietu, dopóki możesz jeszcze na niego wpłynąć, zamiast na końcu budowy, kiedy to już tylko historia.