Homogeneizar las ofertas y comprar la obra

Redacta el alcance de cada paquete de gremio, listando qué está incluido y qué está expresamente excluido, e invita a los licitadores contra él. Responde las preguntas en un solo lugar para que cada licitador reciba la misma respuesta al mismo tiempo.

Por que: Los licitadores que tienen que deducir el alcance de un juego de planos deducirán cada uno uno ligeramente distinto, y las diferencias no aparecen hasta homogeneizar, cuando ya no hay tiempo de resolverlas. Un alcance escrito es lo que hace comparables las ofertas después, y cuesta una hora ahora en vez de una orden de cambio en otoño.

Importa cada oferta desde la hoja de cálculo en que llegó y adjunta con ella la carta de salvedades, de modo que las exclusiones viajen junto con la cifra en vez de quedarse en el correo de alguien.

Por que: Pedir a los licitadores que cambien cómo presentan es la forma de matar un proceso el día que más importa. Encontrarlos donde están no cuesta nada el día de la oferta y aun así reúne las cifras en un solo sitio, que era la única parte que de verdad era difícil.

Coloca las ofertas una junto a otra frente al alcance invitado, marca lo que cada una excluyó, y añade un precio a cada hueco para que la comparación sea entre alcances completos en vez de entre cifras de portada.

Por que: La oferta más baja es a menudo la que más se dejó fuera, y eso no es deshonestidad, son dos lecturas de los mismos planos. Valorar los huecos convierte tres cifras incomparables en una decisión, y es el paso que peor maneja una hoja de cálculo, porque las exclusiones viven en una carta y las cifras en celdas.

Elabora la recomendación a partir de la comparación homogeneizada, indicando el total ajustado de cada licitador y el motivo por el que se eligió al seleccionado, junto con las comprobaciones de capacidad y aval donde el paquete lo justifique.

Por que: En obra pública e institucional, el razonamiento lo lee alguien que no estaba en la sala, a veces meses después. Escribirlo mientras la comparación está delante tuyo lleva minutos; reconstruirlo de memoria tras una impugnación lleva días y no convence a nadie.

Convierte la oferta seleccionada en un compromiso, llevando el alcance homogeneizado y los huecos valorados al subcontrato, y compara el valor comprometido con la partida del presupuesto de la que procede.

Por que: El alcance que se homogeneizó es el alcance que hay que comprar, y un subcontrato retecleado desde la carta de oferta hace desaparecer en silencio las exclusiones que homogeneizar acababa de hacer visibles. Comparar el compromiso con el presupuesto también te dice el resultado de compra por paquete mientras todavía puedes actuar sobre él, en vez de al final de la obra, cuando ya es solo historia.