बिड्स को लेवल करें और जॉब को बाय आउट करें

हर ट्रेड पैकेज के लिए एक स्कोप लिखें, स्पष्ट रूप से बताते हुए कि क्या शामिल है और क्या बाहर रखा गया है, फिर उसके आधार पर बिडर्स को आमंत्रित करें। सवालों के जवाब एक जगह दें, ताकि हर बिडर को एक ही समय में एक ही जवाब मिले।

क्यों: ड्रॉइंग सेट से स्कोप का अनुमान लगाने के लिए छोड़े गए बिडर्स हर एक थोड़ा अलग अनुमान लगाते हैं, और वे फर्क लेवलिंग तक सामने नहीं आते, जब उन्हें सुलझाने का समय नहीं बचता। लिखित स्कोप ही वह चीज़ है जो बाद में बिड्स को तुलना योग्य बनाती है, और यह अभी एक घंटा खर्च करता है, पतझड़ में एक चेंज ऑर्डर के बजाय।

हर बिड को उसी स्प्रेडशीट से दर्ज करें जिसमें वह आई, और क्वालिफिकेशन लेटर उसके साथ जोड़ें, ताकि एक्सक्लूजन नंबर के साथ जाएं, किसी के इनबॉक्स में न रह जाएं।

क्यों: बिडर्स से यह मांगना कि वे अपने जमा करने का तरीका बदलें, ठीक सबसे अहम दिन प्रोसेस को खत्म कर देता है। उन्हें वहीं मिलना जहां वे हैं, बिड डे पर कुछ खर्च नहीं करता, जबकि नंबरों को एक जगह इकट्ठा करना असल में एकमात्र मुश्किल हिस्सा बना रहता है।

बिड्स को उस स्कोप के मुकाबले साथ-साथ रखें जिसके लिए उन्हें आमंत्रित किया गया था, हर बिड जो बाहर रखता है उसे चिह्नित करें, और हर गैप की कीमत तय करें, ताकि तुलना हेडलाइन नंबरों के बजाय पूरे स्कोप के बीच हो।

क्यों: सबसे कम बिड अक्सर सबसे ज़्यादा एक्सक्लूजन वाली होती है, और यह धोखा नहीं है, यह एक ही ड्रॉइंग की दो अलग रीडिंग है। गैप की कीमत तय करना तीन अतुलनीय नंबरों को एक फैसले में बदल देता है, और यही वह कदम है जिसे स्प्रेडशीट सबसे बुरी तरह संभालती है, क्योंकि एक्सक्लूजन एक लेटर में रहते हैं जबकि नंबर सेल्स में रहते हैं।

सिफारिश को लेवल की गई तुलना से लिखें, हर बिडर के लिए एडजस्टेड टोटल और यह बताते हुए कि चुना गया बिडर क्यों चुना गया, साथ ही जहां पैकेज मांगे वहां क्वालिफिकेशन और बॉन्डिंग चेक भी शामिल करें।

क्यों: पब्लिक और इंस्टीट्यूशनल काम में, कारण को वह व्यक्ति पढ़ता है जो कमरे में नहीं था, कभी-कभी महीनों बाद। तुलना सामने रहते हुए इसे लिखने में मिनट लगते हैं; किसी विवाद के बाद याद्दाश्त से इसे दोबारा बनाने में दिन लगते हैं और यह किसी को नहीं मनाता।

चुनी गई बिड को एक कमिटमेंट में बदलें, लेवल किए गए स्कोप और कीमत तय किए गए गैप्स को सबकॉन्ट्रैक्ट में ले जाकर, और कमिटेड वैल्यू की तुलना उस एस्टिमेट लाइन से करें जिससे यह निकली।

क्यों: एक लेवल किया गया स्कोप खरीदारी के लिए तैयार स्कोप है, और बिड लेटर से दोबारा दर्ज किया गया सबकॉन्ट्रैक्ट चुपचाप उन एक्सक्लूजन को खो देता है जिन्हें लेवलिंग ने अभी स्पष्ट किया था। कमिटमेंट की एस्टिमेट से तुलना करना आपको हर पैकेज का खरीदारी नतीजा भी दिखाता है, जबकि आप अभी भी उस पर कार्रवाई कर सकते हैं, न कि जॉब के अंत में, जब यह सिर्फ इतिहास होता है।