入札を平準化して工事の発注を完了する

職種パッケージごとに範囲を書き、何が含まれ何が除外されるかを明示し、それに基づいて入札者を招きます。質問は一か所で回答し、すべての入札者が同時に同じ回答を受け取れるようにします。

理由: 図面一式から範囲を推測するに任された入札者は、それぞれ少しずつ異なる推測をします。その違いは平準化するまで表面化せず、その時にはもう解決する時間がありません。文書化された範囲こそが後で入札を比較可能にするものであり、今のうちに一時間かかりますが、秋になって変更指示書を出すよりましです。

それぞれの入札を届いた表計算ソフトのまま入力し、留保事項を記した文書をそれに添付し、除外事項が数字とともに扱われ、誰かの受信箱に留まらないようにします。

理由: 入札者に提出方法を変えるよう求めることは、まさに最も重要な日にプロセスを壊します。入札者をあるがままの形で受け止めることは入札当日には何のコストもかかりません。一方、数字を一か所に集めることこそが本当に難しい唯一の部分です。

招いた範囲に対して入札を並べ、それぞれの入札が除外する内容に印を付け、各差異を価格付けし、比較が見出しの数字ではなく完全な範囲同士で行われるようにします。

理由: 最も安い入札が最も除外の多いものであることはよくあり、これは不正ではなく、同じ図面に対する二つの異なる読み方です。差異の価格付けは比較できない三つの数字を一つの判断に変えます。これは表計算ソフトが最も苦手とするステップです。除外事項は文書の中に、数字はセルの中に存在するからです。

平準化した比較から推薦文を書き、各入札者の調整後合計と、選ばれた入札者が選ばれた理由を明記し、パッケージが求める場合は資格審査と履行保証の確認も添えます。

理由: 公共工事や公共機関の工事では、その場にいなかった誰かが、時には数か月後にその理由を読みます。比較が目の前にあるうちに書けば数分で済みますが、異議申し立ての後に記憶から組み立て直せば数日かかり、誰も納得させられません。

選ばれた入札を、平準化した範囲と価格付けした差異を下請契約に引き継ぐことで契約へと変え、契約金額を、その出所となった見積行と比較します。

理由: 平準化された範囲は発注の準備が整った範囲であり、入札状から再入力された下請契約は、平準化がまさに明らかにした除外事項を静かに失います。契約金額を見積もりと比較することで、それに基づいてまだ行動できるうちに、パッケージごとの発注結果もわかります。単なる過去の記録になる工事の終わりではなく。