De maand factureren met een betalingsaanvraag

Voer op het contract de termijnstaat regel voor regel in vanuit de geprijsde raming: een postnummer, een omschrijving die de opdrachtgever herkent, en een toegekende waarde. Controleer dat de regels precies optellen tot de contractsom voordat u er iets tegen factureert.

Waarom: Elke latere aanvraag wordt tegen deze regels gemeten, dus een staat die niet aansluit op de contractsom vergiftigt elke maand die volgt. Dit is ook de pagina die de vertegenwoordiger van de opdrachtgever leest op naar voren gehaalde bedragen, en dat is de snelste manier om een eerste aanvraag terug te krijgen.

Zet het inhoudingspercentage op het contract vanuit de getekende overeenkomst, en benoem de gebeurtenis die de inhouding vrijgeeft. Doe dit vanuit de contracttekst en niet vanuit wat op het vorige werk gebruikelijk was.

Waarom: De inhouding is de grootste afzonderlijke aftrekpost op de aanvraag en de post die het vaakst uit gewoonte van een vorig werk wordt meegenomen. Een percentage dat een half punt mis is, is bij een middelgroot contract een discussie van vijf cijfers, en het herhaalt zich elke maand tot iemand het opmerkt.

Maak de aanvraag voor deze factureringsperiode op en loop de termijnstaat langs: wat in de periode is voltooid en welk materiaal op het werk staat of buiten het werk is opgeslagen maar nog niet verwerkt. Werk dat in eerdere perioden is gefactureerd wordt al voor u meegenomen.

Waarom: Opgeslagen materiaal is de regel waar opdrachtgevers het scherpst naar kijken, want het is geld voor iets dat nog niet gebouwd is. Het in een eigen kolom houden, in plaats van weggewerkt in het uitgevoerde werk, is wat het verdedigbaar maakt in plaats van betwistbaar.

Controleer dat elke wijzigingsorder die voor het einde van de periode is goedgekeurd is verwerkt, zodat de aanvraag de oorspronkelijke contractsom, de nettowijziging door wijzigingsorders en de bijgestelde contractsom als drie afzonderlijke bedragen toont.

Waarom: Een aanvraag die gewijzigd werk factureert tegen een ongewijzigde contractsom leest als overfacturering, en zij wordt lager gecertificeerd. De drie bedragen apart tonen is wat de opdrachtgever de wijziging en de facturering in één ronde laat accorderen in plaats van in twee.

Open het overzicht van de betalingsaanvraag en lees de samenvatting die de opdrachtgever gaat lezen: tot op heden uitgevoerd en opgeslagen, inhouding op werk en op opgeslagen materiaal, verdiend totaal minus inhouding, minus eerdere certificaten, nu verschuldigde betaling, restant tot oplevering. Elk bedrag is opgebouwd uit de regels die u zojuist hebt ingevoerd, controleer dus het verdiende totaal tegen het vervolgblad en het bedrag aan eerdere certificaten tegen wat werkelijk is gecertificeerd.

Waarom: Aanvragen worden veel vaker afgewezen op de rekensom dan op de inhoud. Een samenvatting die uit de regels is afgeleid in plaats van ernaast getypt is het verschil tussen één beoordelingsronde en drie.

Exporteer de aanvraag als PDF, dien haar in, en laat het contract de indieningsdatum vastleggen. De aanvraag doorloopt daarna ingediend, gecertificeerd en betaald naarmate de opdrachtgever erop handelt.

Waarom: De wettelijke betalingstermijnen in de meeste staten lopen vanaf een gedateerde indiening, niet vanaf een gesprek. Het gedateerde bewijs is ook het eerste waar iemand om vraagt als een betaling uitblijft.

Lees in de financiën het werk tegenover de aanvragen: gefactureerd, gecertificeerd, ontvangen, en de tot op heden over alle perioden ingehouden inhouding. Wat gecertificeerd is en niet ontvangen, daar gaat uw volgende telefoontje over.

Waarom: De aanvraag is maar de helft van de cyclus. Een aannemer die op de dag zelf weet dat een gecertificeerde aanvraag niet is betaald, en met hoeveel, heeft het werk in de hand. Wie het aan het eind van de maand hoort, financiert de opdrachtgever.