Thanh toán tháng bằng hồ sơ đề nghị thanh toán

Trên hợp đồng, nhập bảng phân bổ giá trị hợp đồng theo từng dòng lấy từ bảng khối lượng đã có giá: số hiệu khoản mục, mô tả mà chủ đầu tư nhận ra được, và giá trị được phân bổ. Kiểm tra các dòng cộng lại đúng bằng giá trị hợp đồng trước khi thanh toán bất cứ khoản nào theo chúng.

Tại sao: Mọi hồ sơ sau này đều được đo theo các dòng này, nên một bảng phân bổ không khớp với giá trị hợp đồng sẽ đầu độc mọi tháng tiếp theo. Đây cũng là trang mà đại diện chủ đầu tư đọc để tìm dấu hiệu dồn tiền về đầu, và đó là cách nhanh nhất để hồ sơ đầu tiên bị trả lại.

Đặt tỷ lệ phần trăm tiền giữ lại trên hợp đồng theo thỏa thuận đã ký, và nêu tên sự kiện làm hoàn trả khoản đó. Hãy lấy từ câu chữ của hợp đồng chứ không phải từ cách làm của công trình trước.

Tại sao: Tiền giữ lại là khoản khấu trừ đơn lẻ lớn nhất trên hồ sơ và cũng là khoản bị bê nguyên từ công trình trước theo thói quen nhiều nhất. Một tỷ lệ sai nửa điểm trên hợp đồng cỡ vừa là một cuộc tranh cãi năm chữ số, và nó lặp lại mỗi tháng cho đến khi có người phát hiện.

Lập hồ sơ cho kỳ thanh toán này rồi đi hết bảng phân bổ, nhập phần hoàn thành trong kỳ và vật tư đang ở công trường hoặc tập kết ngoài công trường nhưng chưa lắp đặt. Phần việc đã thanh toán ở các kỳ trước được chuyển tiếp sẵn cho bạn.

Tại sao: Vật tư tập kết là dòng mà chủ đầu tư soi kỹ nhất, vì đó là tiền cho thứ chưa được dựng lên. Giữ nó ở cột riêng thay vì gộp vào phần việc đã làm chính là điều khiến nó bảo vệ được thay vì thành chuyện tranh cãi.

Kiểm tra mọi lệnh thay đổi được duyệt trước ngày kết thúc kỳ đều đã được phản ánh, sao cho hồ sơ hiển thị giá trị hợp đồng ban đầu, thay đổi thuần từ các lệnh thay đổi và giá trị hợp đồng điều chỉnh thành ba con số tách bạch.

Tại sao: Một hồ sơ thanh toán phần việc đã thay đổi trên nền giá trị hợp đồng chưa thay đổi sẽ đọc ra như thanh toán vượt, và sẽ bị xác nhận giảm xuống. Hiển thị ba con số tách bạch chính là điều cho phép chủ đầu tư chấp thuận cả thay đổi lẫn khoản thanh toán trong một lượt thay vì hai.

Mở màn hình hồ sơ đề nghị thanh toán và đọc phần tổng hợp mà chủ đầu tư sẽ đọc: tổng đã thực hiện và đã tập kết đến nay, tiền giữ lại trên phần việc và trên vật tư tập kết, tổng đã đạt trừ tiền giữ lại, trừ các lần xác nhận trước, khoản phải trả bây giờ, số còn lại đến khi hoàn thành. Mỗi con số đều dựng từ các dòng bạn vừa nhập, nên hãy đối chiếu tổng đã đạt với bảng kê chi tiết và con số các lần xác nhận trước với những gì đã thực sự được xác nhận.

Tại sao: Hồ sơ bị trả lại vì phép tính nhiều hơn hẳn so với vì nội dung. Một bảng tổng hợp được suy ra từ các dòng thay vì gõ tay bên cạnh chúng là khác biệt giữa một vòng soát xét và ba vòng.

Xuất hồ sơ ra PDF, nộp nó, và để hợp đồng ghi nhận ngày nộp. Sau đó hồ sơ đi qua các trạng thái đã nộp, đã xác nhận và đã thanh toán theo cách chủ đầu tư xử lý.

Tại sao: Thời hạn thanh toán theo luật ở phần lớn các bang chạy từ lần nộp có ghi ngày, không phải từ một cuộc trao đổi. Bản ghi có ngày cũng là thứ đầu tiên người ta hỏi khi một khoản thanh toán bị chậm.

Ở phần tài chính, đọc công trình đối chiếu với các hồ sơ: đã thanh toán, đã xác nhận, đã thu, và tiền giữ lại tính đến nay qua mọi kỳ. Phần đã xác nhận mà chưa thu chính là nội dung cuộc gọi tiếp theo của bạn.

Tại sao: Hồ sơ chỉ là một nửa chu trình. Nhà thầu biết ngay trong ngày rằng một hồ sơ đã xác nhận vẫn chưa được trả, và thiếu bao nhiêu, là người đang điều hành công trình. Người biết vào cuối tháng là người đang cấp vốn cho chủ đầu tư.