Fakturera månaden med en betalningsansökan

Lägg in betalningsplanen på kontraktet rad för rad från den prissatta mängdförteckningen: ett postnummer, en beskrivning beställaren känner igen, och ett tilldelat belopp. Kontrollera att raderna summerar till exakt kontraktssumman innan du fakturerar något mot dem.

Varför: Varje senare ansökan mäts mot dessa rader, så en plan som inte stämmer mot kontraktssumman förgiftar varje månad som följer. Det är också sidan beställarens ombud läser efter tidigarelagda belopp, vilket är snabbaste sättet att få tillbaka en första ansökan.

Sätt innehållandesatsen på kontraktet utifrån det undertecknade avtalet, och namnge den händelse som frisläpper beloppet. Gör det utifrån kontraktets ordalydelse och inte utifrån hur det var på förra projektet.

Varför: Det innehållna beloppet är det största enskilda avdraget på ansökan och det som oftast följer med från ett tidigare projekt av vana. En sats som är en halv punkt fel är en femsiffrig diskussion på ett medelstort kontrakt, och den upprepas varje månad tills någon märker det.

Upprätta ansökan för den här faktureringsperioden och gå igenom betalningsplanen och för in vad som färdigställts under perioden och vilket material som finns på arbetsplatsen eller är lagrat utanför den men ännu inte monterat. Arbete som fakturerats under tidigare perioder förs redan över åt dig.

Varför: Lagrat material är den rad beställare granskar hårdast, eftersom det är pengar för något som ännu inte är byggt. Att hålla det i en egen kolumn i stället för inbakat i utfört arbete är det som gör det försvarbart i stället för diskutabelt.

Kontrollera att varje ändringsorder som godkänts före periodens slut är med, så att ansökan visar ursprunglig kontraktssumma, nettoförändring genom ändringsorder och justerad kontraktssumma som tre skilda siffror.

Varför: En ansökan som fakturerar ändrat arbete mot en oförändrad kontraktssumma läses som överfakturering, och den kommer att intygas nedåt. Att visa de tre siffrorna var för sig är det som låter beställaren godta ändringen och faktureringen i ett svep i stället för två.

Öppna vyn för betalningsansökan och läs sammanställningen beställaren kommer att läsa: totalt färdigställt och lagrat till dags dato, innehållet belopp på arbete och på lagrat material, intjänad summa minus innehållet belopp, minus tidigare intyg, betalning som förfaller nu, återstår till färdigställande. Varje siffra byggs från raderna du just matade in, så stäm av den intjänade summan mot specifikationsbladet och siffran för tidigare intyg mot vad som faktiskt intygats.

Varför: Ansökningar avslås på räkningen långt oftare än på sakinnehållet. En sammanställning som härleds från raderna i stället för att skrivas in bredvid dem är skillnaden mellan en granskningsrunda och tre.

Exportera ansökan som PDF, lämna in den, och låt kontraktet registrera inlämningsdatumet. Ansökan går sedan genom inlämnad, intygad och betald allteftersom beställaren agerar på den.

Varför: Betalningsfristerna i de flesta delstater löper från en daterad inlämning, inte från ett samtal. Den daterade noteringen är också det första någon frågar efter när en betalning dröjer.

Läs projektet mot ansökningarna i ekonomin: fakturerat, intygat, inbetalt, och det innehållna belopp som hållits inne till dags dato över alla perioder. Det som är intygat och inte inbetalt är vad ditt nästa samtal handlar om.

Varför: Ansökan är bara halva cykeln. En entreprenör som samma dag vet att en intygad ansökan inte har betalats, och med hur mycket, håller i projektet. Den som får veta det vid månadsskiftet finansierar beställaren.