Den Monat mit einer Zahlungsanforderung abrechnen

Tragen Sie am Vertrag die Zahlungsgliederung Position für Position aus dem bepreisten Leistungsverzeichnis ein: eine Positionsnummer, eine Bezeichnung, die der Auftraggeber wiedererkennt, und einen gegliederten Wert. Prüfen Sie, dass die Positionen genau die Vertragssumme ergeben, bevor Sie etwas dagegen abrechnen.

Warum: Jede spätere Zahlungsanforderung wird gegen diese Positionen gemessen, eine Gliederung, die nicht zur Vertragssumme passt, vergiftet also jeden folgenden Monat. Das ist auch die Seite, die der Vertreter des Auftraggebers auf vorgezogene Zahlungen hin liest, und das ist der schnellste Weg, eine erste Zahlungsanforderung zurückzubekommen.

Setzen Sie den Prozentsatz des Sicherheitseinbehalts am Vertrag aus der unterzeichneten Vereinbarung und benennen Sie das Ereignis, das ihn freigibt. Nehmen Sie das aus dem Vertragstext und nicht daraus, wie es beim letzten Projekt war.

Warum: Der Sicherheitseinbehalt ist der größte einzelne Abzug auf der Zahlungsanforderung und der, der am häufigsten aus Gewohnheit vom vorigen Projekt übernommen wird. Ein Satz, der einen halben Punkt danebenliegt, ist bei einem mittleren Vertrag ein fünfstelliger Streit, und er wiederholt sich jeden Monat, bis es jemandem auffällt.

Stellen Sie die Zahlungsanforderung für diese Abrechnungsperiode und gehen Sie die Zahlungsgliederung durch: was in der Periode fertiggestellt wurde und welches Material auf der Baustelle oder außerhalb gelagert, aber noch nicht eingebaut ist. In früheren Perioden abgerechnete Leistung wird für Sie bereits vorgetragen.

Warum: Gelagertes Material ist die Position, die Auftraggeber am schärfsten prüfen, denn es ist Geld für etwas, das noch nicht gebaut ist. Es in einer eigenen Spalte zu führen, statt es in die erbrachte Leistung einzurechnen, macht es vertretbar statt strittig.

Prüfen Sie, dass jeder vor Periodenende freigegebene Änderungsauftrag berücksichtigt ist, sodass die Zahlungsanforderung die ursprüngliche Vertragssumme, die Nettoänderung durch Änderungsaufträge und die angepasste Vertragssumme als drei getrennte Beträge zeigt.

Warum: Eine Zahlungsanforderung, die geänderte Leistung gegen eine unveränderte Vertragssumme abrechnet, liest sich als Überabrechnung und wird gekürzt bescheinigt. Die drei Beträge getrennt zu zeigen, erlaubt dem Auftraggeber, Änderung und Abrechnung in einem Durchgang statt in zweien anzuerkennen.

Öffnen Sie die Ansicht der Zahlungsanforderung und lesen Sie die Übersicht, die der Auftraggeber lesen wird: fertiggestellt und gelagert bis heute, Sicherheitseinbehalt auf Leistung und auf gelagertes Material, verdiente Summe abzüglich Einbehalt, abzüglich früherer Bescheinigungen, jetzt fällige Zahlung, Restbetrag bis zur Fertigstellung. Jeder Betrag ist aus den eben erfassten Positionen gebildet, prüfen Sie also die verdiente Summe gegen das Fortschreibungsblatt und den Betrag der früheren Bescheinigungen gegen das, was tatsächlich bescheinigt wurde.

Warum: Zahlungsanforderungen scheitern weit häufiger an der Rechnung als an der Sache. Eine Übersicht, die aus den Positionen abgeleitet und nicht daneben getippt ist, ist der Unterschied zwischen einer Prüfrunde und dreien.

Exportieren Sie die Zahlungsanforderung als PDF, reichen Sie sie ein und lassen Sie den Vertrag das Einreichungsdatum festhalten. Die Zahlungsanforderung läuft dann über eingereicht, bescheinigt und bezahlt, während der Auftraggeber darauf reagiert.

Warum: Die Zahlungsfristen der meisten Bundesstaaten laufen ab einer datierten Einreichung, nicht ab einem Gespräch. Der datierte Nachweis ist auch das Erste, wonach jemand fragt, wenn eine Zahlung ausbleibt.

Lesen Sie in der Finanzsicht das Projekt gegen die Zahlungsanforderungen: abgerechnet, bescheinigt, eingegangen und der bis heute über alle Perioden einbehaltene Sicherheitseinbehalt. Was bescheinigt und nicht eingegangen ist, ist der Gegenstand Ihres nächsten Anrufs.

Warum: Die Zahlungsanforderung ist nur die halbe Runde. Ein Unternehmer, der am selben Tag weiß, dass eine bescheinigte Anforderung nicht bezahlt ist, und um wie viel, führt das Projekt. Wer es zum Monatsende erfährt, finanziert den Auftraggeber.