ดำเนินการประชุมความคืบหน้าและติดตามมาตรการ

เปิดการประชุม ดำเนินการตามวาระ และบันทึกผู้เข้าร่วม รายงานการประชุม และการตัดสินใจทุกครั้งที่เกิดขึ้น

เหตุผล: การประชุมที่ไม่มีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรจะถูกถกเถียงซ้ำในสัปดาห์ถัดไป และการตัดสินใจด้วยวาจาไม่สามารถใช้ในข้อพิพาทได้

สร้างงานสำหรับแต่ละมาตรการที่ได้จากการประชุม แต่ละงานมีผู้รับผิดชอบที่ระบุชื่อและวันครบกำหนด

เหตุผล: มาตรการที่ไม่มีผู้รับผิดชอบและไม่มีวันที่จะไม่มีวันสำเร็จ การระบุทั้งสองอย่างคือสิ่งที่ทำให้ความคืบหน้าติดตามได้และมีคนรับผิดชอบจริง

สำหรับทุกคำถามทางเทคนิคที่ยังไม่ได้คำตอบ ให้ยื่น RFI อย่างเป็นทางการไปยังผู้ออกแบบ เพื่อให้คำตอบถูกบันทึกและมีวันที่กำกับ

เหตุผล: คำถามที่ทิ้งไว้ในบันทึกเฉยๆ จะทำให้งานสะดุดและถูกลืม RFI อย่างเป็นทางการบังคับให้มีคำตอบที่มีวันที่กำกับเป็นหลักฐาน

จัดทำรายงานการประชุมและรายการมาตรการที่ยังเปิดอยู่ แล้วส่งให้ทุกคนที่เข้าร่วมประชุม

เหตุผล: รายงานการประชุมจะมีผลผูกพันก็ต่อเมื่อถูกออกแล้วเท่านั้น การเผยแพร่มาตรการปิดวงจรและเริ่มนับเวลาของวันครบกำหนดแต่ละรายการ