공정회의 주재 및 조치 사항 관리

회의를 시작하고 안건을 진행하며, 참석 여부, 회의록, 결정된 모든 사항을 그 자리에서 기록한다.

이유: 기록이 없는 회의는 다음 주에 다시 논쟁이 되고, 구두 결정은 분쟁 시 효력이 없다.

회의에서 나온 각 조치 사항에 대해 담당자와 기한을 명시한 작업을 생성한다.

이유: 담당자와 기한이 없는 조치는 절대 완료되지 않는다. 둘 다 명시하는 것이 진척을 추적 가능하게 만들고 누군가에게 책임을 부여한다.

미해결된 모든 기술적 질문에 대해 설계자에게 공식 정보요청(RFI)을 제기해 답변이 기록되고 날짜가 남도록 한다.

이유: 노트에 남겨진 질문은 작업을 지연시키고 잊혀진다. 공식 RFI는 날짜가 기록된 답변을 강제한다.

회의록과 미결 조치 목록을 생성해 참석한 모든 사람에게 발송한다.

이유: 회의록은 발행되어야 비로소 구속력을 갖는다. 조치 사항을 배포하는 것이 고리를 닫고 모든 기한의 시효를 시작시킨다.