supplier کو ادائیگی سے پہلے three-way match چلائیں

purchase order اور اس کا goods received note کھولیں تاکہ آپ کے پاس ساتھ ساتھ ہو کہ آپ نے کس قیمت پر کیا خریدنے پر اتفاق کیا اور سائٹ پر واقعی کیا پہنچا۔

کیوں: Invoice ان تین دستاویزات میں سے صرف ایک ہے جنہیں متفق ہونا ہے۔ پہلے آرڈر اور رسید نکالنا ہی آپ کو کچھ ایماندار دیتا ہے جس کے خلاف supplier کا bill چیک کیا جائے۔

invoice کو آرڈر اور رسید کے خلاف لائن اپ کریں، وہ لائنیں پاس کریں جہاں قیمت اور مقدار تینوں پر متفق ہوں، اور کوئی کم delivery، قیمت میں اضافہ یا وہ آئٹم فلیگ کریں جو آپ نے کبھی آرڈر نہیں کیا۔

کیوں: ایک three-way match وہ چیک ہے جو چالیس یونٹس کا invoice پکڑتی ہے جب تیس پہنچے۔ ادائیگی سے پہلے یہ کرنا بعد میں supplier سے پیسہ واپس نکالنے سے کہیں سستا ہے۔

matched لائنوں کی ادائیگی جاری کریں، فلیگ شدہ کو روکیں جب تک supplier وضاحت یا credit نہ دے، اور ریکارڈ کریں کیوں کچھ روکا گیا تاکہ سوال کا ایک trail ہو۔

کیوں: سوال کی پریشانی سے بچنے کے لیے پورا invoice ادا کرنا ہی وہ ہے جس سے leaks جمع ہوتے ہیں۔ صرف matched کی ادائیگی جاری کرنا supplier پر اپنا bill ٹھیک کرنے کا دباؤ رکھتا ہے اور آپ کی لاگت ایماندار رکھتا ہے۔