付款给供应商前做三方匹配

打开采购订单及其收货单, 使你并排看到以什么价格约定采购什么、以及现场实际到了什么。

原因: 发票只是必须一致的三份文件之一。先调出订单和收货单, 才能给你一个诚实的依据去核对供应商的账单。

把发票对照订单和收货单核对, 通过三者价格和数量一致的行, 并标出任何短交、价格上浮或你从未订购的项。

原因: 三方匹配是抓出到货三十件却开票四十件的检查。在付款前做, 远比事后向供应商追回款项便宜。

为匹配上的行放款, 扣住被标记的行直到供应商解释或贷记, 并记录任何扣款的原因, 使疑问有迹可循。

原因: 为省去疑问的麻烦而整票支付, 正是渗漏累积的方式。只放行匹配的部分, 能保持对供应商修正账单的压力, 也保持你成本的诚实。