Magsagawa ng three-way match bago magbayad sa supplier

Buksan ang purchase order at ang goods received note nito para magkatabi mong makita kung ano ang napagkasunduan mong bilhin sa anong presyo at ano talaga ang dumating sa site.

Bakit: Isa lang sa tatlong dokumentong dapat magtugma ang invoice. Ang unang pagkuha ng order at resibo ang nagbibigay sa iyo ng tapat na pagbabatayan sa pagsuri ng bill ng supplier.

Itugma ang invoice laban sa order at sa resibo, ipasa ang mga linyang tumutugma ang presyo at dami sa lahat ng tatlo, at i-flag ang anumang kulang na delivery, tumataas na presyo, o item na hindi mo in-order.

Bakit: Ang three-way match ang tsek na humuhuli sa invoice ng apatnapung yunit gayong tatlumpu lang ang dumating. Ang paggawa nito bago ang bayad ay mas mura kaysa habulin pabalik ang pera sa supplier pagkatapos.

Ilabas ang bayad para sa mga linyang nagtugma, hawakan muna ang na-flag hanggang ipaliwanag o kreditin ito ng supplier, at itala kung bakit hinawakan ang anuman para may trail ang tanong.

Bakit: Ang pagbabayad ng buong invoice para lang iwasan ang gulo ng pagtatanong ang paraan kung paano naiipon ang mga pagtagas. Ang paglabas lang ng nagtugma ang nagpapanatili ng presyon sa supplier na ayusin ang bill nila at panatilihing tapat ang gastos mo.