供給者に支払う前に三点照合を行う

発注書とその入荷伝票を開き、どの価格で買うと合意したものと、実際に現場に届いたものを並べて見られるようにする。

理由: 請求書は、一致すべき三つの書類のうちの一つにすぎない。まず発注と入荷を引き出すことが、供給者の請求を照らす正直な相手を与える。

請求書を発注と入荷と突き合わせ、価格と数量が三者すべてで合う行を通し、納入不足、価格の上昇、発注していない品目を指摘する。

理由: 三点照合は、30が届いたのに40台分の請求書を捕まえるチェックだ。支払前にやるほうが、後で供給者から金を取り戻すよりはるかに安上がりだ。

一致した行の支払を実行し、指摘したものは供給者が説明するか値引きするまで保留し、何かを保留した理由を記録して、問い合わせに記録が残るようにする。

理由: 問い合わせの手間を避けて請求書全額を払うことが、漏れの積み重なるやり方だ。一致した分だけ実行することが、請求を直させる圧力を供給者にかけ続け、自社のコストを正直に保つ。