Wykonaj dopasowanie trójstronne przed zapłatą dostawcy

Otwórz zamówienie zakupu i jego dokument przyjęcia towaru, abyś miał obok siebie to, co zgodziłeś się kupić i po jakiej cenie, oraz to, co faktycznie dotarło na budowę.

Dlaczego: Faktura to tylko jeden z trzech dokumentów, które muszą się zgadzać. Wyciągnięcie zamówienia i przyjęcia najpierw daje ci coś uczciwego, względem czego sprawdzić rachunek dostawcy.

Zestaw fakturę z zamówieniem i przyjęciem, przepuść pozycje, gdzie cena i ilość zgadzają się we wszystkich trzech, i oznacz wszelkie niedobory, pełznięcie ceny lub pozycje, których nigdy nie zamówiłeś.

Dlaczego: Dopasowanie trójstronne to kontrola, która wychwytuje fakturę na czterdzieści sztuk, gdy dotarło trzydzieści. Wykonanie go przed płatnością jest znacznie tańsze niż odzyskiwanie pieniędzy od dostawcy później.

Zwolnij płatność za pozycje, które się zgadzały, wstrzymaj oznaczone, aż dostawca je wyjaśni lub skoryguje, i zapisz, dlaczego cokolwiek wstrzymano, aby zapytanie miało ślad.

Dlaczego: Zapłata całej faktury, by uniknąć kłopotu zapytania, to sposób, w jaki sumują się przecieki. Zwolnienie tylko tego, co się zgadzało, utrzymuje presję na dostawcy, aby poprawił rachunek, i utrzymuje twój koszt uczciwym.