Fazer uma conferência tripla antes de pagar um fornecedor

Abra o pedido de compra e o seu comprovante de recebimento para ter, lado a lado, o que você combinou comprar e a que preço e o que de fato chegou no canteiro.

Por quê: A nota fiscal é apenas um de três documentos que precisam concordar. Buscar o pedido e o recebimento primeiro é o que lhe dá algo honesto contra o qual conferir a conta do fornecedor.

Alinhe a nota fiscal ao pedido e ao recebimento, aprove as linhas em que preço e quantidade concordam nos três e sinalize qualquer entrega a menos, aumento de preço ou item que você nunca pediu.

Por quê: A conferência tripla é a checagem que pega a nota de quarenta unidades quando trinta chegaram. Fazê-la antes do pagamento é bem mais barato do que recuperar dinheiro de um fornecedor depois.

Libere o pagamento das linhas que bateram, retenha as sinalizadas até o fornecedor explicá-las ou creditá-las e registe por que algo foi retido, para que a consulta tenha um histórico.

Por quê: Pagar a nota inteira para evitar o incômodo de uma consulta é como os vazamentos se somam. Liberar apenas o que bateu mantém a pressão sobre o fornecedor para corrigir a conta e mantém o seu custo honesto.