إجراء مطابقة ثلاثية قبل دفع مورد

افتح أمر الشراء وإشعار استلام بضائعه بحيث يكون لديك، جنباً إلى جنب، ما اتفقت على شرائه بأي سعر وما وصل فعلاً إلى الموقع.

لماذا: الفاتورة واحدة فقط من ثلاثة مستندات يجب أن تتفق. استخراج الأمر والإيصال أولاً هو ما يمنحك شيئاً صادقاً تفحص به فاتورة المورد.

اصفف الفاتورة مقابل الأمر والإيصال، ومرّر البنود التي يتفق فيها السعر والكمية على الثلاثة، وأشر إلى أي توريد ناقص أو زحف سعر أو بند لم تطلبه قط.

لماذا: المطابقة الثلاثية هي الفحص الذي يلتقط فاتورة أربعين وحدة حين وصلت ثلاثون. إجراؤها قبل الدفع أرخص بكثير من استرداد المال من مورد بعد ذلك.

أطلق الدفع للبنود التي تطابقت، واحتجز المشار إليها حتى يفسّرها المورد أو يقيّدها دائنة، وسجّل سبب احتجاز أي شيء كي يكون للاستفسار أثر.

لماذا: دفع الفاتورة كاملة لتجنب عناء استفسار هو كيف تتراكم التسريبات. إطلاق ما تطابق فقط يبقي الضغط على المورد لإصلاح فاتورته ويبقي تكلفتك صادقة.