ทำการจับคู่สามทางก่อนจ่ายเงินให้ผู้จำหน่าย

เปิดใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณเห็นเทียบเคียงกันว่าคุณตกลงซื้ออะไรในราคาเท่าใดและอะไรมาถึงหน้างานจริง

เหตุผล: ใบแจ้งหนี้เป็นเพียงหนึ่งในสามเอกสารที่ต้องตรงกัน การดึงใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าก่อนคือสิ่งที่ให้คุณมีหลักฐานที่ซื่อตรงไว้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของผู้จำหน่าย

จับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้า ผ่านรายการที่ราคาและปริมาณตรงกันทั้งสามเอกสาร แล้วทำเครื่องหมายการส่งมอบที่ขาด ราคาที่ค่อยๆ สูงขึ้น หรือรายการที่คุณไม่เคยสั่ง

เหตุผล: การจับคู่สามทางคือการตรวจสอบที่จับได้ว่าใบแจ้งหนี้เรียกเก็บสี่สิบหน่วยทั้งที่มาถึงจริงแค่สามสิบหน่วย การทำก่อนจ่ายเงินถูกกว่าการทวงเงินคืนจากผู้จำหน่ายในภายหลังมาก

ปล่อยการชำระเงินสำหรับรายการที่ตรงกัน ระงับรายการที่ทำเครื่องหมายไว้จนกว่าผู้จำหน่ายจะอธิบายหรือให้เครดิต และบันทึกเหตุผลที่ระงับไว้เพื่อให้ข้อสงสัยมีร่องรอยติดตามได้

เหตุผล: การจ่ายใบแจ้งหนี้ทั้งใบเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการสอบถามคือวิธีที่การรั่วไหลสะสมขึ้นเรื่อยๆ การปล่อยเฉพาะส่วนที่ตรงกันช่วยกดดันให้ผู้จำหน่ายแก้ไขใบเรียกเก็บเงินของเขาและรักษาต้นทุนของคุณให้ซื่อตรง