Zaznamenání ústního pokynu pro doložení

Hned po hovoru ho zaznamenejte, kdo volal, kdy a přesně co bylo řečeno nebo nařízeno, jejich slovy, ne vaší parafrází. Udělejte to, dokud si ještě pamatujete detail.

Proč: Za čtrnáct dní se nikdo neshodne, co se po telefonu řeklo. Datovaný záznam napsaný v tutéž hodinu je rozdíl mezi faktem a tvrzením proti tvrzení.

Pošlete zpět tomu, kdo pokyn dal, krátké potvrzení ústního pokynu, ve kterém uvedete, jak jste ho pochopili, a že podle něj jednáte, pokud nebude řečeno jinak. Založte ho k projektu.

Proč: Ústní pokyn zavazuje teprve tehdy, když je dán písemně a nikdo ho nezpochybní. Potvrzovací sdělení promění rozhovor na chodbě v pokyn, na který se můžete spolehnout a za který vám později zaplatí.

Pokud pokyn rozšířil nebo změnil rozsah, vystavte změnový list teď, dříve než se práce provede, aby se vícepráce zachytila proti odsouhlasenému důvodu a rozběhl se čas vašeho nároku.

Proč: Práce provedená nejdřív a sepsaná až potom je práce, která se nikdy nezaplatí. Založit záznam o změně dříve, než začnete jednat, je to, co zabrání, aby se z ústního pokynu stala práce zdarma.