Documentar una instrucción verbal para dejar constancia

Justo después de la llamada, regístrala: quien llamo, cuando y exactamente que se dijo o se ordeno, con sus palabras y no con tu paráfrasis. Hazlo mientras aun recuerdas el detalle.

Por que: Dos semanas después, nadie coincide en lo que se dijo por teléfono. Un registro fechado escrito en la misma hora es la diferencia entre un hecho y tu palabra contra la suya.

Envía una breve nota de confirmación de instrucción verbal a quien la dio, exponiendo lo que entendiste y que vas a actuar en consecuencia salvo que te indiquen lo contrario. Archívala en el proyecto.

Por que: Una instrucción verbal solo obliga una vez puesta por escrito y no rebatida. La nota de confirmación convierte una conversación de pasillo en una instrucción en la que puedes apoyarte y, mas adelante, cobrar.

Si la instrucción amplio o cambio el alcance, emite la orden de cambio ahora, antes de ejecutar el trabajo, para que el extra quede recogido contra un motivo acordado y empiece a correr el reloj de tu derecho a reclamar.

Por que: El trabajo que se hace primero y se documenta después es el trabajo que nunca se cobra. Iniciar el registro de cambio antes de actuar es lo que evita que una instrucción verbal se convierta en alcance gratis.