Документиране на устно нареждане за досието

Веднага след разговора го запишете, кой се е обадил, кога и какво точно е казано или наредено, с техните думи, а не с ваша перифраза. Направете го, докато още помните детайла.

Защо: След две седмици никой не е съгласен какво е казано по телефона. Датиран запис, направен в същия час, е разликата между факт и вашата дума срещу тяхната.

Изпратете кратка бележка за потвърждение на устно нареждане обратно до този, който го е дал, като изложите какво сте разбрали и че ще действате по него, освен ако не ви кажат друго. Заведете я към проекта.

Защо: Устното нареждане обвързва едва след като бъде записано писмено и остане неоспорено. Потвърдителната бележка превръща разговор в коридора в нареждане, на което можете да разчитате и, по-късно, за което да ви платят.

Ако нареждането е добавило или променило обхвата, издайте заповедта за изменение сега, преди работата да е извършена, така че допълнителното да бъде отразено срещу договорена причина и часовникът за вашето право да тръгне.

Защо: Работа, извършена първо и документирана след това, е работата, за която никога не се плаща. Започването на записа за промяна, преди да действате, е това, което спира устното нареждане да се превърне в безплатен обхват.