Documentar una instrucción verbal para el expediente
Una instrucción verbal no te deja nada que puedas comprobar. Registra la llamada mientras está fresca, confírmala por escrito, y si movió el alcance abre el registro de cambio antes de construirlo.
Cómo funciona, paso a paso
3 pasos a lo largo de la plataforma - qué haces en cada uno y por qué importa.
Registra la llamada
Registro de llamadasJusto después de la llamada, regístrala, quién llamó, cuándo, y exactamente qué se dijo o se instruyó, con sus palabras y no con tu paráfrasis. Hazlo mientras todavía recuerdas el detalle.
Por que: Dos semanas después, nadie se pone de acuerdo en lo que se dijo por teléfono. Un registro fechado escrito en la misma hora es la diferencia entre un hecho y tu palabra contra la de ellos.
Confírmala por escrito
CorrespondenceEnvía una breve nota de confirmación de instrucción verbal a quien la dio, dejando por escrito lo que entendiste y que actuarás en consecuencia salvo indicación contraria. Archívala en el proyecto.
Por que: Una instrucción verbal solo obliga una vez que se pone por escrito y nadie la objeta. La nota de confirmación convierte una plática de pasillo en una instrucción en la que puedes apoyarte y, después, cobrar.
Abre el registro de cambio si se movió el alcance
Órdenes de cambioSi la instrucción agregó o cambió el alcance, genera la orden de cambio ahora, antes de hacer el trabajo, para que lo adicional quede registrado contra un motivo acordado y arranque el plazo de tu derecho a reclamo.
Por que: El trabajo que se hace primero y se documenta después es el trabajo que nunca se paga. Abrir el registro de cambio antes de actuar es lo que evita que una instrucción verbal se convierta en alcance gratis.