Documentar una instrucción verbal para el expediente

Justo después de la llamada, regístrala, quién llamó, cuándo, y exactamente qué se dijo o se instruyó, con sus palabras y no con tu paráfrasis. Hazlo mientras todavía recuerdas el detalle.

Por que: Dos semanas después, nadie se pone de acuerdo en lo que se dijo por teléfono. Un registro fechado escrito en la misma hora es la diferencia entre un hecho y tu palabra contra la de ellos.

Envía una breve nota de confirmación de instrucción verbal a quien la dio, dejando por escrito lo que entendiste y que actuarás en consecuencia salvo indicación contraria. Archívala en el proyecto.

Por que: Una instrucción verbal solo obliga una vez que se pone por escrito y nadie la objeta. La nota de confirmación convierte una plática de pasillo en una instrucción en la que puedes apoyarte y, después, cobrar.

Si la instrucción agregó o cambió el alcance, genera la orden de cambio ahora, antes de hacer el trabajo, para que lo adicional quede registrado contra un motivo acordado y arranque el plazo de tu derecho a reclamo.

Por que: El trabajo que se hace primero y se documenta después es el trabajo que nunca se paga. Abrir el registro de cambio antes de actuar es lo que evita que una instrucción verbal se convierta en alcance gratis.