תיעוד הוראה בעל פה לרשומה

מיד אחרי השיחה, תעדו אותה - מי התקשר, מתי, ומה בדיוק נאמר או הוראה, במילים שלהם ולא בפרשנות שלכם. עשו זאת בעוד אתם עדיין זוכרים את הפרטים.

למה: כעבור שבועיים, אף אחד לא מסכים מה נאמר בטלפון. יומן מתוארך שנכתב באותה שעה הוא ההבדל בין עובדה למילה שלכם מול שלהם.

שלחו הערת אישור-הוראה-בעל-פה קצרה חזרה למי שנתן אותה, המפרטת מה הבנתם ושאתם פועלים לפיה אלא אם יאמר אחרת. תייקו אותה כנגד הפרויקט.

למה: הוראה בעל פה מחייבת רק כשהיא מונחת בכתב ונשארת ללא עוררין. הערת האישור הופכת שיחת מסדרון להוראה שאפשר לסמוך עליה ומאוחר יותר לקבל עליה תשלום.

אם ההוראה הוסיפה או שינתה את ההיקף, העלו את השינוי החוזי עכשיו, לפני שהעבודה בוצעה, כך שהתוספת נלכדת מול סיבה מוסכמת והשעון מתחיל על הזכאות שלכם.

למה: עבודה שבוצעה קודם ותועדה אחר כך היא עבודה שלעולם לא מתקבל עליה תשלום. התחלת רשומת השינוי לפני שאתם פועלים היא מה ששומר על הוראה בעל פה מלהפוך להיקף חינם.