Kirjaa suullinen ohje muistiin

Heti puhelun jälkeen kirjaa se ylös: kuka soitti, milloin, ja tarkalleen mitä sanottiin tai ohjeistettiin, heidän sanoillaan sinun parafraasisi sijaan. Tee se kun yksityiskohdat ovat vielä muistissa.

Miksi: Kahden viikon päästä kukaan ei muista, mitä puhelimessa sanottiin. Saman tunnin sisällä kirjoitettu päivätty lokimerkintä on ero faktan ja sanasi hänen sanaansa vastaan välillä.

Lähetä lyhyt suullisen ohjeen vahvistusmuistio takaisin sen antajalle, kerraten mitä ymmärsit ja että toimit sen mukaan ellei toisin ilmoiteta. Tallenna se projektiin.

Miksi: Suullinen ohje sitoo vasta kun se on kirjattu eikä sitä ole kiistetty. Vahvistusmuistio muuttaa käytäväkeskustelun ohjeeksi, johon voit luottaa ja josta myöhemmin saat maksun.

Jos ohje laajensi tai muutti laajuutta, tee muutosmääräys nyt, ennen työn tekemistä, jotta lisätyö kirjataan sovittua syytä vasten ja kello alkaa käydä oikeutuksellesi.

Miksi: Ensin tehty ja jälkikäteen paperisoitu työ on työ, josta ei koskaan makseta. Muutostietueen aloittaminen ennen toimintaa estää suullisen ohjeen muuttumisen ilmaiseksi lisätyöksi.