ثبت یک دستور شفاهی در سوابق

بلافاصله پس از تماس، آن را ثبت کنید: چه کسی تماس گرفته، چه زمانی، و دقیقاً چه چیزی گفته یا دستور داده شده، با کلمات خودشان نه بازنویسی شما. این کار را در حالی انجام دهید که هنوز جزئیات را به یاد دارید.

چرا: دو هفته بعد، هیچ‌کس درباره آنچه در تلفن گفته شده توافق ندارد. یک سابقه مورخ که همان ساعت نوشته شده، تفاوت میان یک واقعیت و حرف شما در برابر حرف آن‌هاست.

یک یادداشت کوتاه تأیید دستور شفاهی برای هر کسی که آن را داده ارسال کنید، آنچه متوجه شده‌اید را شرح دهید و اینکه بر اساس آن اقدام می‌کنید مگر خلاف آن گفته شود. آن را در برابر پروژه بایگانی کنید.

چرا: یک دستور شفاهی فقط زمانی الزام‌آور می‌شود که مکتوب شود و بدون اعتراض بماند. یادداشت تأیید یک گفتگوی راهرویی را به یک دستوری تبدیل می‌کند که می‌توانید به آن اعتماد کنید و بعداً برای آن پول بگیرید.

اگر دستور محدوده کار را اضافه یا تغییر داده، همین حالا، پیش از انجام کار، سفارش تغییر را مطرح کنید، تا کار اضافی در برابر یک دلیل توافق‌شده ثبت شود و ساعت روی استحقاق شما شروع شود.

چرا: کاری که ابتدا انجام و بعداً مستند شود، کاری است که هرگز پرداخت نمی‌شود. شروع سابقه تغییر پیش از اقدام، همان چیزی است که مانع می‌شود یک دستور شفاهی به محدوده کار رایگان تبدیل شود.