Eine mündliche Anweisung aktenkundig festhalten

Protokollieren Sie das Gespräch direkt danach: wer angerufen hat, wann, und genau was gesagt oder angewiesen wurde, in dessen Worten statt in Ihrer Umschreibung. Tun Sie es, solange Sie sich noch an die Einzelheiten erinnern.

Warum: Zwei Wochen später ist sich niemand einig, was am Telefon gesagt wurde. Ein datiertes Protokoll, in derselben Stunde geschrieben, ist der Unterschied zwischen einer Tatsache und Aussage gegen Aussage.

Senden Sie ein kurzes Bestätigungsschreiben zur mündlichen Anweisung an denjenigen zurück, der sie gegeben hat, und legen Sie dar, was Sie verstanden haben und dass Sie danach handeln, sofern nichts anderes gesagt wird. Legen Sie es beim Projekt ab.

Warum: Eine mündliche Anweisung bindet erst, wenn sie schriftlich festgehalten und nicht widersprochen wird. Das Bestätigungsschreiben macht aus einem Flurgespräch eine Anweisung, auf die Sie sich verlassen und für die Sie später bezahlt werden können.

Wenn die Anweisung den Leistungsumfang erweitert oder geändert hat, erstellen Sie jetzt den Nachtrag, bevor die Arbeit ausgeführt ist, damit die Mehrleistung gegen einen vereinbarten Grund erfasst wird und die Frist für Ihren Anspruch zu laufen beginnt.

Warum: Arbeit, die zuerst ausgeführt und danach papiermäßig erfasst wird, ist die Arbeit, die nie bezahlt wird. Den Änderungsvorgang zu beginnen, bevor Sie handeln, verhindert, dass aus einer mündlichen Anweisung kostenlose Leistung wird.