구두 지시를 기록으로 남기기

통화 직후, 누가 전화했는지, 언제인지, 정확히 무슨 말이나 지시가 있었는지 당신의 요약이 아닌 상대방의 표현 그대로 기록한다. 세부 사항을 아직 기억할 때 바로 한다.

이유: 2주가 지나면 전화 통화 내용에 대해 아무도 동의하지 않는다. 같은 시간 내 작성된 날짜 기록은 사실과 말 대 말 다툼 사이의 차이를 만든다.

지시를 내린 사람에게 이해한 내용과 별도의 통보가 없는 한 그대로 진행하겠다는 짧은 구두지시 확인서를 회신한다. 이를 프로젝트에 등록한다.

이유: 구두 지시는 서면화되고 이의가 제기되지 않을 때에만 구속력을 갖는다. 확인 통지서는 복도에서의 대화를 신뢰할 수 있고 이후 대금을 받을 수 있는 지시로 바꾼다.

지시가 범위를 추가하거나 변경했다면, 작업이 완료되기 전에 지금 바로 변경 지시서를 작성해 추가분이 합의된 사유와 함께 기록되고 청구 권리에 대한 시효가 시작되도록 한다.

이유: 먼저 시공하고 나중에 서류를 작성하는 작업은 결코 대금을 받지 못하는 작업이다. 행동에 앞서 변경 기록을 시작하는 것이 구두 지시가 무상 범위로 변질되는 것을 막는다.