口頭指示を記録に残す

通話直後に、誰から、いつ、何がどう指示されたかを、自分の言い換えではなく相手の言葉のまま記録する。詳細を覚えているうちに行うこと。

理由: 二週間後には、電話で何が話されたか誰も一致して覚えていない。その時間内に書かれた日付入りの記録が、事実と水掛け論との違いを生む。

指示を出した相手に、理解した内容と、特に指示がない限りそれに基づいて行動する旨を記した短い口頭指示確認メモを返信する。プロジェクトに対して保管しておく。

理由: 口頭指示は書面化され、異議が申し立てられなかった時点で初めて拘束力を持つ。確認メモは、廊下での会話を信頼でき、後に対価を請求できる指示に変える。

その指示が範囲を追加または変更するものであった場合、作業に着手する前に今すぐ変更指示書を起票し、追加分が合意された理由に紐づけて記録され、対価を受け取る権利の時計が動き始めるようにする。

理由: 先に作業を行い後から書類を整える方式は、支払われることのない作業になる。行動する前に変更記録を開始することが、口頭指示が無償の追加範囲になるのを防ぐ。