Καταγραφή προφορικής εντολής για το αρχείο

Αμέσως μετά την κλήση, καταγράψτε την: ποιος τηλεφώνησε, πότε, και ακριβώς τι ειπώθηκε ή εντολοδοτήθηκε, με τα δικά τους λόγια αντί για δική σας παράφραση. Κάντε το όσο θυμάστε ακόμη τη λεπτομέρεια.

Γιατί: Δεκαπέντε μέρες μετά, κανείς δεν συμφωνεί τι ειπώθηκε στο τηλέφωνο. Ένα χρονολογημένο ημερολόγιο γραμμένο την ίδια ώρα είναι η διαφορά ανάμεσα σε ένα γεγονός και τον λόγο σας ενάντια στον δικό τους.

Στείλτε ένα σύντομο σημείωμα επιβεβαίωσης προφορικής εντολής σε όποιον την έδωσε, εκθέτοντας τι κατανοήσατε και ότι ενεργείτε βάσει αυτού εκτός αν σας πουν διαφορετικά. Αρχειοθετήστε το στο έργο.

Γιατί: Μια προφορική εντολή δεσμεύει μόνο όταν καταγραφεί γραπτώς και μείνει αναμφισβήτητη. Το σημείωμα επιβεβαίωσης μετατρέπει μια κουβέντα στον διάδρομο σε εντολή στην οποία μπορείτε να βασιστείτε και, αργότερα, να πληρωθείτε.

Αν η εντολή πρόσθεσε ή άλλαξε το αντικείμενο εργασιών, εκδώστε τώρα την εντολή μεταβολής, πριν εκτελεστεί η εργασία, ώστε το επιπλέον να καταγραφεί έναντι συμφωνημένου λόγου και να ξεκινήσει το ρολόι στο δικαίωμά σας.

Γιατί: Η εργασία που εκτελείται πρώτα και τεκμηριώνεται μετά είναι η εργασία που ποτέ δεν πληρώνεται. Το να ξεκινάτε το αρχείο μεταβολής πριν ενεργήσετε είναι αυτό που εμποδίζει μια προφορική εντολή να μετατραπεί σε δωρεάν αντικείμενο εργασιών.