Consigner une instruction orale pour mémoire

Juste après l'appel, consignez-le : qui a appelé, quand, et exactement ce qui a été dit ou instruit, dans leurs propres termes plutôt que votre paraphrase. Faites-le tant que le détail est encore frais en mémoire.

Pourquoi: Quinze jours plus tard, personne ne s'accorde sur ce qui a été dit au téléphone. Un journal daté rédigé dans l'heure fait la différence entre un fait établi et votre parole contre la leur.

Envoyez une courte note de confirmation d'instruction orale à celui qui l'a donnée, exposant ce que vous avez compris et le fait que vous agissez en conséquence sauf indication contraire. Classez-la sur le projet.

Pourquoi: Une instruction orale ne devient contraignante qu'une fois mise par écrit et laissée sans contestation. La note de confirmation transforme une conversation de couloir en instruction sur laquelle vous pouvez compter et, plus tard, être payé.

Si l'instruction a ajouté ou modifié le périmètre, établissez l'ordre de changement dès maintenant, avant l'exécution des travaux, afin que le supplément soit rattaché à un motif convenu et que le décompte de votre droit démarre.

Pourquoi: Un travail réalisé d'abord et régularisé après coup est un travail qui ne se fait jamais payer. Ouvrir la fiche de changement avant d'agir empêche une instruction orale de se transformer en périmètre gratuit.