Leg een mondelinge instructie vast voor het dossier

Leg het direct na het gesprek vast: wie belde, wanneer, en precies wat er is gezegd of geïnstrueerd, in hun eigen woorden in plaats van uw parafrase. Doe dit terwijl u zich het detail nog herinnert.

Waarom: Twee weken later is niemand het eens over wat er telefonisch is gezegd. Een gedateerd logboek dat binnen het uur is opgesteld, is het verschil tussen een feit en uw woord tegen het hunne.

Stuur een korte bevestigingsnotitie van de mondelinge instructie terug naar wie deze heeft gegeven, met wat u heeft begrepen en dat u ernaar handelt tenzij anders wordt aangegeven. Sla deze op bij het project.

Waarom: Een mondelinge instructie is pas bindend zodra deze schriftelijk is bevestigd en onweersproken blijft. De bevestigingsnotitie maakt van een gangpadgesprek een instructie waarop u kunt vertrouwen en later voor betaald kunt worden.

Als de instructie de omvang heeft uitgebreid of gewijzigd, dien dan nu de wijzigingsopdracht in, voordat het werk is gedaan, zodat het extra werk wordt vastgelegd met een overeengekomen reden en de klok begint te lopen op uw aanspraak.

Waarom: Werk eerst uitvoeren en achteraf op papier zetten, is werk dat nooit betaald wordt. Het wijzigingsdossier starten vóór u handelt, voorkomt dat een mondelinge instructie verandert in gratis meerwerk.