Zabilježite usmenu uputu za evidenciju

Odmah nakon poziva zabilježite ga, tko je zvao, kada, i točno što je rečeno ili naloženo, njihovim riječima, a ne vašom parafrazom. Učinite to dok se još sjećate detalja.

Zašto: Za dva tjedna nitko se ne slaže oko toga što je rečeno telefonom. Datirani zapis napisan u istom satu razlika je između činjenice i vaše riječi protiv njihove.

Pošaljite kratku potvrdnu napomenu o usmenoj uputi natrag onome tko ju je dao, navodeći što ste shvatili i da postupate po njoj osim ako vas se ne obavijesti drugačije. Pohranite je uz projekt.

Zašto: Usmena uputa postaje obvezujuća tek kad je zapisana i neosporena. Potvrdna napomena pretvara razgovor u hodniku u uputu na koju se možete osloniti i, kasnije, za koju vam se može isplatiti.

Ako je uputa dodala ili promijenila opseg, izradite nalog za izmjenu odmah, prije izvođenja radova, kako bi dodatak bio zabilježen uz dogovoreni razlog i kako bi rok za vaše pravo na naplatu počeo teći.

Zašto: Rad izveden prvo, a papirologija naknadno, rad je koji se nikad ne naplati. Pokretanje zapisa izmjene prije nego što djelujete sprječava da usmena uputa postane besplatan opseg posla.