为口头指示留存记录

通话结束后立即登记:谁打来的、何时打来的,以及原话内容而非你自己的转述。趁细节还记得清楚时就要完成。

原因: 两周后,没有人能就电话里说了什么达成一致。当时那个小时内写下的带日期记录,是事实与各执一词之间的关键区别。

向发出指示的人发送一份简短的口头指示确认函,说明你的理解,以及除非另有通知,否则你将据此执行。将其归档到项目下。

原因: 口头指示只有在以书面形式确认且未被反驳时才具有约束力。确认函把一次走廊闲谈变成了一条你可以依据并在日后据此获得付款的指示。

如果指示增加或改变了范围,现在就在动工之前发起变更单,使增量部分基于一个已商定的理由被记录下来,并让你的权益开始计时。

原因: 先干活、事后补手续的工作往往拿不到钱。在动工前启动变更记录,才能防止口头指示变成免费扩大的范围。