Angebote auf einen gemeinsamen Leistungsumfang angleichen

Jedes eingegangene Angebot mit dem Begleitschreiben, dem bepreisten Leistungsverzeichnis und den von jeder Firma beigefügten Einschränkungen sammeln, sodass nichts, was einen Preis bedingt, in einem Postfach liegen bleibt.

Warum: In den Einschränkungen verstecken sich die echten Unterschiede. Ein ohne seine Bedingungen gelesenes Angebot ist eine Zahl ohne Bedeutung, und die halbe Angleichungsarbeit besteht nur darin, sie zu finden.

Jedes Angebot gegen den gemeinsamen Leistungsumfang stellen und kennzeichnen, was fehlt, was zusätzlich ist und wo eine Firma etwas anderes bepreist hat als gefordert.

Warum: Eine Lücke, die Sie jetzt erkennen, ist eine Verhandlung; eine übersehene Lücke wird am Tag nach der Vergabe zu einem Nachtrag. Auf einen einzigen Leistungsumfang abzubilden, macht aus Äpfeln und Birnen wieder Äpfel.

Die Lücken und die Einschränkungen als Korrekturen in jedes Angebot einpreisen, sodass jedes Angebot als das ausgewiesen wird, was es kosten würde, den vollen gemeinsamen Leistungsumfang zu erbringen.

Warum: Anzugleichen statt zu disqualifizieren, hält einen starken Auftragnehmer im Rennen, selbst wenn sein Angebot lückenhaft war. Es ist der fairste und der schärfste Weg, die wahren niedrigsten Kosten zu finden.

Die angeglichenen Angebote miteinander und mit dem Budget vergleichen, dann die Empfehlung für das Angebot schreiben, das für den vollen Leistungsumfang wirklich am niedrigsten ist, nicht nur auf dem Papier am günstigsten.

Warum: Eine auf angeglichenen Zahlen beruhende Empfehlung übersteht Anfechtung. Sie zeigt dem Auftraggeber, dass Sie Gleiches mit Gleichem verglichen und nach Wert vergeben haben statt danach, wer am meisten vergessen hat.