Jämställ anbud mot en gemensam omfattning

Samla varje inkommet anbud med följebrevet, den prissatta förteckningen och de förbehåll varje firma bifogade, så att inget som villkorar ett pris ligger kvar i en inkorg.

Varför: Förbehållen är där de verkliga skillnaderna gömmer sig. Ett anbud läst utan sina villkor är en siffra utan mening, och halva jämställningsarbetet är bara att hitta dem.

Ställ varje anbud mot den gemensamma omfattningen och flagga vad som saknas, vad som är extra och där en firma prissatt något annat än vad som efterfrågades.

Varför: En lucka du upptäcker nu är en förhandling; en lucka du missar blir en ändring dagen efter tilldelning. Att kartlägga mot en enda omfattning är vad som förvandlar äpplen och päron tillbaka till äpplen.

Prissätt luckorna och förbehållen in i varje anbud som justeringar, så att varje anbud omformuleras som vad det skulle kosta att leverera hela den gemensamma omfattningen.

Varför: Att justera i stället för att diskvalificera håller en stark entreprenör kvar i loppet även om deras anbud var slarvigt. Det är det rättvisaste och skarpaste sättet att hitta den verkligt lägsta kostnaden.

Jämför de jämställda anbuden mot varandra och budgeten, skriv sedan rekommendationen om det anbud som är verkligt lägst för hela omfattningen, inte bara billigast på pappret.

Varför: En rekommendation byggd på jämställda siffror tål granskning. Den visar beställaren att du jämförde lika med lika och tilldelade på värde snarare än på vem som glömde mest.