Faire approuver un document clé

Trouvez la version finale du certificat, de la déclaration ou de l'accord qui doit être signé, et confirmez que c'est bien celle sur laquelle tout le monde s'est mis d'accord, pas une version antérieure.

Pourquoi: Une signature sur la mauvaise version est pire qu'aucune signature, elle semble définitive alors qu'elle ne l'est pas. Confirmer le document exact en premier est ce dont dépend le reste de l'approbation.

Démarrer une session de signature sur le document, ajouter toutes les parties qui doivent signer dans le bon ordre, et l'envoyer.

Pourquoi: La chasse aux signatures par e-mail fait perdre la trace de qui a réellement signé et qui traîne encore. Une session avec une liste de signataires fixe permet de voir l'écart en un coup d'œil.

Suivre chaque signataire au fur et à mesure de sa signature, relancer ceux qui sont encore en attente, et laisser la session capturer le temps et l'identité derrière chaque signature.

Pourquoi: Une signature sans horodatage ni identité est facile à contester plus tard. Capturer les deux dans le cadre de la session est ce qui rend la validation réellement probante.

Une fois que chaque signataire a signé, téléchargez le manifeste qui lie le document à ses signatures et classez-le dans le dossier du projet.

Pourquoi: Le manifeste est la pièce qui survit à la session, c'est ce que vous remettez à un client, un auditeur ou un tribunal des années plus tard. Le classer maintenant est plus facile que d'essayer de reconstruire la piste après coup.