Uzyskaj podpis pod kluczowym dokumentem

Znajdź ostateczną wersję certyfikatu, oświadczenia lub umowy wymagającej podpisu i potwierdź, że jest to wersja, na którą wszyscy faktycznie się zgodzili, a nie wcześniejszy szkic.

Dlaczego: Podpis na niewłaściwej wersji jest gorszy niż brak podpisu, wygląda na ostateczny, podczas gdy tak nie jest. Potwierdzenie dokładnego dokumentu jako pierwszego jest tym, od czego zależy reszta procesu podpisywania.

Rozpocznij sesję podpisywania dokumentu, dodaj wszystkie strony, które muszą podpisać, w odpowiedniej kolejności, i wyślij go.

Dlaczego: Ściganie podpisów przez e-mail powoduje utratę kontroli nad tym, kto faktycznie podpisał, a kto nadal go ignoruje. Sesja z ustaloną listą sygnatariuszy pozwala na szybkie zidentyfikowanie luk.

Śledź każdego sygnatariusza podczas podpisywania, kontaktuj się z tymi, którzy jeszcze nie podpisali, i pozwól sesji na przechwycenie czasu i tożsamości każdej podpisu.

Dlaczego: Podpis bez znacznika czasu lub tożsamości jest łatwy do zakwestionowania w późniejszym terminie. Przechwytywanie obu jako części sesji sprawia, że zatwierdzenie jest faktycznie dowodowe.

Gdy wszyscy sygnatariusze podpiszą, pobierz manifest, który wiąże dokument z jego podpisami i przechowuj go w dokumentacji projektu.

Dlaczego: Manifest jest tym, co przetrwa sesję, to jest to, co przekazujesz klientowi, audytorowi lub sądowi lata później. Przechowywanie go teraz jest łatwiejsze niż próba rekonstrukcji ścieżki po fakcie.